Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

Заключна частина. Як правило, у всіх видах юридичних документів вона невелика. В ній акцентується увага на менш значущих моментах, наприклад, строк дії документа, порядок його оскарження (який, за загальним порядком, повинні і так усі знати, оскільки він установлений в нормативному акті), перелік актів, які відміняються та змінюються, і т. ін.

Варто зазначити, що, за правилом, тексти розпорядчих документів І листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Крім трьох основних частин, текст документа може також містити: додатки, посилання, примітки.

Посилання свідчать про те, наскільки взаємопов'язані правові документи. Посилання на інші правові акти (в більшості - на нормативні акти) - одна із характерних рис правових документів. Головне призначення посилань - недопущення повторення правової інформації в юридичних документах. За своєю сутністю правові акти доволі складні як за змістом, так і за формою. Посилання дозволяють дещо спростити їх, зробити компактними і доступними для застосування.

Примітки. Ця частина правового документа викликає неоднозначне сприйняття. Вони часто зустрічаються в договорах, набагато рідше - в нормативних актах, і майже не зустрічаються у право-застосовчих актах. Примітки використовуються, коли необхідну інформацію не має можливості викласти "по ходу справи" в основній частині правового документа.

Примітки дозволяють: розширити обсяг інформації, передбачити виключення із загального правила або індивідуального рішення, пояснити чи з'ясувати будь-яке положення, визначити умови застосування певного положення тощо.

Проте примітки певним чином обтяжують та заплутують правові документи, погіршують їхню структуру, відволікають увагу їх виконавців, погіршують засвоєння та користування актами. Одне слово, примітки ускладнюють і без того складні правові документи. Ось чому широке використання приміток на практиці себе не виправдовує.

Що стосується мови, якою складається текст документа, то в Україні організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

1.4.22. Відмітка про наявність додатка Інколи до документів долучають різного роду додатки, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа (під текстом). Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі реквізити, необхідні для конкретного виду документа. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба надати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І квартал 2007р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на її квартал 2007р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: