Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

Заголовок юридичного документа позначає предмет регулювання акта, його зміст, визначає сферу його дії, відбиває головну ідею документа.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Заголовок розміщується перед текстом зліва і має одну фразу. Він не повинен перевищувати п'яти рядків машинописного тексту (за умови довжини рядка 28 друкованих знаків), пишеться з абзацу. Крапка після заголовка не ставиться.

У заголовку не рекомендується використовувати слова "щодо", "стосовно". Дозволяється скорочувати слова та словосполучення; скорочення мають відповідати правилам орфографії та пунктуації, вимогам державних стандартів. Рекомендується уникати переносів слів.

1.4.20. Відмітка про контроль

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт; постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

1.4.21. Текст документа. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження.

Текст кожного документа має свою структуру. Будь-який правовий документ містить, щонайменше, три частини:

- вступну;

- основну;

- заключну.

Вступна частина. В ній відображаються більшість реквізитів правового документа, але не тільки.

Якщо мова йде про нормативний документ, в ньому бажано завжди розміщати хоча б коротку преамбулу, щоб надати юридичному документу певної обгрунтованості та переконливості.

У правозастосовчого акта інші цілі: врегулювати певний конкретний випадок. Обгрунтування індивідуального рішення тут вкрай важливе, бо інакше виконання рішення може бути поставлено під сумнів. Ось чому воно відображається в основній частині документа, до того ж детально. У вступній частині документа правозастосовчого акта велика увага приділяється ідентифікації суб'єкта, який його прийняв - саме на нього потім покладаються наслідки, повязані з можливою відміною правового акта.

Основна частина. Якщо говорити про складні правові документи, то основна частина, як правило, поділяється, своєю чергою, на складові частини. Основна частина нормативних актів поділяється на розділи, глави, статті, пункти, підпункти, абзаци тощо. У структурі правореалізаційних актів (наприклад, в договорах) можна також побачити розділи, пункти, підпункти, абзаци. Основні судові акти побудовані інакше: їх зміст складають констатуюча, описова, мотиваційна та резолютивна частини.