Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 07/99/134, де 07 - шифр структурного підрозділу автора документа; 99 - номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 134 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Як правило, індекс проставляється на одному рівні з датою.

1.4.13. Посилання на реєстраційний індекс І дату вхідного документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь, Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

1.4.14. Місце складення або видання документа. Цей реквізит включає в себе назву населеного пункта, де видається документ. Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче дати чи реєстраційного індексу документа.

1.4.15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

1.4.16. Адресат. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або ЇЇ структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Наприклад:

Міністерство освіти та науки України У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Голові Державного комітету статистики України (прізвище, ініціал (и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові (прізвище, ініціал (и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Ректорам вищих навчальних закладів

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів.

Слово "копія" перед зазначенням адресата не зазначають. За наявності більшої кількості адресатів складають список розсипки, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Поштову адресу слід оформляти таким чином: спочатку вказати назву організації, установи, підприємства, а вже потім ЇЇ адресу; в адресі спочатку пишеться назва вулиці, номер будинку, а потім - назва міста, країни, поштовий індекс.

Хмельницький університет

управління та права

вул. Театральна, 8