Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір певних затверджених форматів (зокрема, АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм)). При цьому складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

За загальним правилом, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

1) встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. За загальними правилами, виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

2) бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або "прапоровим" (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

3) бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

4) бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком із цього правила є складання протоколів, наказів, планів, звітів та документів узагальнюючого характеру.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих із цього питання документів. Більш детально це питання буде викладено нижче.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. За правилом, тексти розпорядчих документів і листів складаються із двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- для юридичних документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади -на одного із заступників, відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть у відповідній мірі всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

Для ідентифікації юридичного документа та його обліку з метою прийняття до обов'язкового виконання необхідно у кожному правовому акті знайти ознаки, які б відображали його офіційний характер і його відмінність від інших документів. Такі ознаки мають назву реквізитів правового акта.

Реквізити документа (лат. reguisitum - необхідне, потрібне) -це сукупність встановлених законом обов'язкових, формальних елементів у складі офіційного документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили. Реквізити - це певні "атрибути", "знаки", що свідчать про належне оформлення юридичного документа, про наявність у ньому найнеобхіднішого для надання документові юридичної сили. Реквізити документа впорядковують і полегшують його пошук та облік. Склад і розміщення реквізитів на бланках документів повинні відповідати Державному стандартові (ДСТУ) 4163-"Уніфікована система організаційно-розпорядчої д о ку м е н та ц і ї"1.

Всі документи, згідно із державними стандартами, можуть містити до 32 реквізитів, але жоден документ не забезпечується повним переліком таких реквізитів. Для кожного виду документів встановлюється свій набір реквізитів, який є обов'язковим при складанні певного документа.

Згідно із ДСТУ 4163-2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити: