Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

юстиції фінансів

України Підпис Ініціал (и). прізвище України Підпис Ініціал (и). прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Голова Зборів (підпис) Ініціал (и), прізвище

Секретар Зборів , Ініціал (и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ; наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, за загальним правилом, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності, відповідно до посади,

У документах вищих навчальних закладів, наукових установ, установ культури тощо прийнято вказувати, крім посади, також звання, вчені ступені та вчені звання. Вказують спочатку посаду, потім персональні, почесні, військові звання, вчений ступінь, вчене звання. Розшифрування підпису повинно бути розміщене на рівні останнього рядка назви посади, а якщо вказується і звання (в разі надсилання органами внутрішніх справ документа до цивільної установи звання в реквізиті "Підпис" не вказується) - тоді на його рівні.

Окремо варто звернути увагу на використання електронного цифрового підпису. Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Порядок використання такого підпису врегульований Законом України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 року.

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Електронний цифровий підпис, за умови дотримання певних вимог, встановлених законом, за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки).

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі (вимоги щодо державної реєстрації, нотаріального посвідчення тощо).

1.4.24. Гриф погодження . Погодження - попередній розгляд питань, які містяться в проекті документа. Мета погодження документа - підвищити його якість шляхом компетентної оцінки змісту, редакції, оформлення відповідними посадовими особами. Є дві форми погодження документів:

- внутрішня (з підрозділами та посадовими особами установи);

- зовнішня (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Внутрішнє погодження документа - це є його візування, а зовнішнє

погодження проектів документів оформлюється грифом погодження.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу (-ів) і прізвища, дати погодження.