Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

1.4.3. Зображення державних нагород розміщують на лівому березі бланка.

1.4.4. Ідентифікайний код підприємства, організації, установи проставляють за ЄДРПОУ (Єдиним державним реєстром підприємств, організацій та установ) після довідкових даних про організацію (реквізит № 09).

1.4.5. Код форми документа (у разі, якщо він є), за українським класифікатором управлінської документації, проставляють вище назви виду документа (реквізит № 10).

1.4.6. Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

1.4.7. Назва організації - Ініціатора юридичного документа повинна відповідати назві, зазначеній у її установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її зазначено в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної назви, окремим рядком у центрі.

1.4.8. Назву структурного підрозділу, філії, територіального відділення організації зазначають тоді, якщо вони - автори документа, і розміщують нижче назви організації (реквізиту № 7).

1.4.9. Довідкові дані про організацію містять: індекс підприємства зв'язку, поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

1.4.10. Назва виду документа дає перше загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його подальших реквізитів, структуру тексту, ступінь обов'язкового виконання вимог, що в них містяться. В усіх документах, крім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє прискореному сприйняттю змісту. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення тощо) повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

1.4.11. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. З датою пов'язана процедура набуття документом юридичної сили. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дату документа власноручно проставляє в момент його підписання (або затвердження) та особа, яка підписує або затверджує документ.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 січня 2008 року слід писати: 23.01.08. Дату дозволяється також формулювати таким чином: 2008.01.23, де перша частина - рік, друга - місяць, третя - день місяця. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2008 року слід писати: 03.04.08.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом, на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

1.4.12. Реєстраційний індекс документа. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекс - це умовне цифрове, буквене чи комбіноване позначення документа.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску, згідно з послідовністю підписів авторів документа.