Розділ «1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа»

17) Реєстри (чеків, бюджетних доручень);

18) Специфікації (виробів, продукції тощо);

19) Статути державних підприємств (об'єднань);

20) Титульні списки;

21) Штатні розписи.

Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, прямокутну, трикутну, герб на них не зображується. На таких печатках відтворюється назва установи чи структурної частини.

Прості печатки використовують для засвідчення справжніх копій і розмножених примірників розпорядчих документів, а також довідок, пов'язаних із підтвердженням трудової діяльності громадян, місця роботи, заробітної плати тощо. Перелік інших документів, на яких ставиться печатка, визначається самою установою.

Відбиток печатки ставлять з лівого боку документа так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

1.4.27. Відмітка про засвідчення копій. Для того, щоб використовувати копію документа в певних цілях, необхідно, щоб було підтвердження того, що вона відповідає оригіналу документа - для цього використовують відмітку про засвідчення копії документа, яка складаються зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії, її проставляють нижче підпису (реквізит № 23), наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис ініціал (и), прізвище

26.06.2007

1.4.28. Прізвище виконавця та номер його телефону. Кожен документ повинен містити відомості про його безпосереднього виконавця.

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

1. Сагайдачний 256 07 24

2. Сагайдачний Петро Михайлович 256 0724

1.4.29. Відмітку про виконання документа та направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця, наприклад:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано ¡3.05.2007 № 03-12/113 Посада (ініціал (и), прізвище) 14.05.2007

1.4.30.Відмітка про перенесення даних на машинний носій.