Розділ «10.7. Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності в галузі охорони здоров'я»

Інформація, яка надходить із зовнішнього середовища, та інформація, яка функціонує всередині закладу охорони здоров'я, становить змістовне наповнення комунікаційних процесів та основу процесу управління. Процес управління потребує постійного отримання, оброблення інформації. З цією метою встановлено правила документування управлінської діяльності, які регламентують порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення, або передачі в архів закладу.

Ведення діловодства в закладах охорони здоров'я має відповідати державним стандартам, а також "Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я" затвердженої Наказом Міністерства охорони здоров'я від 5.02.1998 р. за № 20.

Організаційну діяльність з ведення діловодства проводить Управління справами МОЗ України, до функціональних обов'язків якого належать:

o надання структурним підрозділам Міністерства, а також підприємствам, установам та організаціям, що належать до сфери його управління, організаційно-методичної допомоги в удосконаленні та організації діловодства;

o розробка і затвердження в установленому порядку обов'язкових для виконання нормативних актів з питань організації документів у діловодстві;

o перевірка ведення діловодства в установах із правом вимог від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Документування управлінської діяльності полягає у створенні документів за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях.

Підставою для створення документів у Міністерстві охорони здоров'я та підпорядкованих йому закладів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

Приймання документів. Усі документи (в тому числі створені та представлені на електронних носіях), що надходять до Міністерства охорони здоров'я України або інших закладів, мають прийматися централізовано.

У загальному відділі МОЗ України, канцеляріях закладів охорони здоров'я розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд документів. Усі документи, що надійшли до МОЗ України або закладів охорони здоров'я, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснює начальник загального відділу МОЗ України чи інша особа, яка його заміщає, або спеціально виділена для цього особа відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Мета попереднього розгляду документів:

o розподілення документів на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків;

o визначення необхідності реєстрації документів;

o встановлення термінів виконання документів, які передаються після розгляду керівництвом у структурні підрозділи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів здійснюється в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.