TextBook 3. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки.
Довідкові картотеки створюються окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин:
1 частина - реєстрація невиконаних і виконаних документів. Ця частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання. Пошук проводиться за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.
2 частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів:
o назва виду документа;
o автор (кореспондент);
o дата документа;
o індекс документа (дата, індекс документа, який надійшов);
o заголовок документа або його короткий зміст;
o резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
o відповідальний виконавець;
o термін виконання;
o позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій додержується сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
Складання та оформлення службових документів
Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Усі службові документи оформлюються на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та додержанням таких правил:
o бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
o бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве й нижнє - не менше як 8 міліметрів.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Менеджмент у галузі охорони здоров'я» автора Баєва О.В. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „10.7. Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності в галузі охорони здоров'я“ на сторінці 3. Приємного читання.