Розділ «10.7. Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності в галузі охорони здоров'я»

Під час попереднього розгляду документів особа, що його здійснює, керується Положенням про МОЗ України та структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемою проходження документів.

Керівництву Міністерства охорони здоров'я України відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

Реєстрація документів

Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві охорони здоров'я України та/або закладах охорони здоров'я, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою персональних комп'ютерів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз:

o вхідні документи реєструються в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

o документи, створювані в закладі, реєструються в день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства охорони здоров'я України; накази щодо діяльності закладу охорони здоров'я.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У закладах охорони здоров'я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (рис. 10.8).

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Рис. 10.8. Зразок оформлення журналу реєстрації вхідних документів

У закладах та організаціях з більшим обсягом документообігу застосовується карткова форма реєстрації. В цьому випадку для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері. Зразок реєстраційної картки представлений на рис. 10.9. Така форма реєстрації документації застосовується в Міністерстві охорони здоров'я України.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в МОЗ України. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам організації.

2. Реєстраційні картки, які надходять із загального відділу Міністерства формуються у окремі реєстраційні картотеки.