Розділ 3. ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ФУНКЦІЙ ЗАКУПІВЛІ ТА ЗБУТУ

Рис. 3.3. Способи розв'язання задач вибору

Для оцінювання постачальників, з якими компанія вже має досвід співпраці, використовують метод гармонізованої оцінки. В основі цього методу лежить розрахунок темпів зростання найважливіших параметрів діяльності логістичних компаній. Для визначення пріоритетності окремих критеріїв, за якими передбачається обирати постачальників, застосовують методи експертних оцінок. Оскільки під час вибору постачальника вирішується багатокритеріальна задача оптимізації з нерівноцінними критеріями, то необхідно оцінити і розставити їх за ступенем важливості для підприємства.

Для того щоб розрахувати рейтинг постачальників, необхідно розрахувати рейтингову оцінку за кожним із постачальників:

де Ті — показник динаміки і-го критерію (наприклад, темпи зростання ціни, запізнень тощо); Кі— ваговий коефіцієнт і-го критерію, значення якого обирають експертним методом окремо для кожного показника Ті з огляду на важливість певної складової для підприємства на даний момент часу.

У вищенаведеному переліку є кілька доволі узагальнених критеріїв — надійність постачань, якість постачань. Під цими загальними критеріями необхідно розуміти чіткі речі. Адже в економіці все повинно мати можливість розрахунку. Так, під якістю постачань розуміють показник темпу зростання постачань товарів неналежної якості.

Розраховуючи рейтинг для різних постачальників і порівнюючи отримані значення, визначають найкращого партнера (більш детально приклад подібного розрахунку наведено у розд. 6). Зазначимо також, що оцінювання постачальника за одним лише критерієм або за кількома, не пов'язаними між собою, не є рейтингом, це ренкінг (те, що друкують у діловій бізнесовій пресі під назвою “ТОП-10 найкращих підприємств за показником X”).

Крок 3 пов'язаний з управлінням асортиментним рядом та запасами. Більш детально про це йдеться у розд. 4.

Крок 4, 5 — це кроки, пов'язані з підготовкою та оформленням документів.

Крок 6. Залежно від досягнутих домовленостей поставка може відбуватися в кредит або за передоплатою. Завдання менеджера на цьому етапі — надати для оплати в бухгалтерію правильні реквізити постачальника, проконтролювати суму платежу і повідомити постачальника про оплату. Сповіщення про оплату (інформаційний лист або копія платіжного доручення) має подаватися у довільній письмовій формі (факсом або електронною поштою — сповіщенням про отримання і прочитання) із зазначенням суми, дати, номера рахунку і банку платника.

Крок 7. Отримавши рахунок і виконавши свої зобов'язання щодо сплати за товар, менеджер із закупівель володіє точною інформацією, що вантаж буде готовий до поставки певного числа та у певному об'ємі. Саме ця інформація потрібна відділу логістики для підбору оптимального способу транспортування.

На початковому етапі завдання менеджера із закупівель полягає в наданні інформації до відділу логістики про вантаж та отриманні від нього інформації щодо очікуваної дати надходження (якщо вантаж буде доставлено власними силами компанії). Для цього відділу логістики необхідно надати інформацію про кількість вантажних одиниць, “місць” (вантажна одиниця — палета, коробка, пакет тощо), вагу нетто і брутто, вартість вантажу.

На цьому етапі важливо зрозуміти, вантаж буде доставлений у складі консолідованої (збірної) поставки (перевезення дрібногабаритних вантажів різних замовників у одному напрямку одним транспортним засобом) чи це буде монопоставка. Від цього залежатимуть витрати на транспортування товару і, як наслідок, його собівартість. В разі самовивозу всі витрати на транспортування товару лягають на саме підприємство.

В разі, коли товар поставляють напряму в розподільчий центр (або магазин)[4] силами постачальника, робота менеджера із закупівель полягає лише в контролі виходу вантажу. Але важливо отримати від постачальника всі відвантажувальні документи (із зазначенням місць, ваги та об'єму вантажу), потім надати цю інформацію розподільчому центру (РЦ) або складу чи безпосередньо магазину (у випадку, якщо магазин не оформлює замовлення на закупівлю самостійно). Це потрібно, щоб підготувати для товару місце на складі та необхідне обладнання для його приймання.

Крок 8. Отже, товар замовлений, підтверджений, упакований і очікує на перевезення. По суті, решта роботи з транспортування передана в інші підрозділи компанії. Менеджер із закупівель свою роботу з підготовки замовлення виконав. Але поки товар не з'явився на складі — це все ще питання менеджера із закупівель. У разі нормального відвантаження менеджер із закупівель отримує копії товарно-транспортних накладних і на їх підставі вносить попередні дані в інформаційну систему про очікування поставки. До моменту виходу вантажу ці дані вносити не рекомендують, тому що велика ймовірність затримки відвантаження і зміни замовлення.

Крок 9. Під час перевезення вантажу (особливо, якщо для цього потрібен тиждень і більше) менеджер із закупівель повинен контролювати його проходження, запитуючи інформацію у відділі логістики або у постачальника. Якщо стається затримка в дорозі (що буває досить часто в разі митного очищення вантажу), то менеджер із закупівель повинен знати про це перший, щоб вчасно прийняти рішення про замовлення наступної партії товару.

Після того, як вантаж надійшов на склад, здійснюється розвантаження. На цьому етапі завдання менеджера із закупівель — отримати зі складу акт приймання вантажу і переконатися, що товар надійшов згідно із замовленням. Якщо товар надійшов відповідно до відвантажувальних документів (немає нестачі, бою, браку при транспортуванні, пошкодження упаковки тощо), то його оприбутковують. Офіційно цикл закупівлі можна вважати завершеним.

Якщо є розбіжності в кількості та якості вантажу (бій, брак, пересортиця, недостача), необхідно терміново з'ясувати, чи має місце пропажа або пошкодження товару під час транспортування і чи з вини постачальника це сталося. В даному випадку підставою для такого рішення може бути регламент, внутрішній документ компанії (наприклад “Положення про приймання товару”), де описано процедуру приймання товару, що допомагає при визначенні характеру браку: стосується він процесу транспортування чи це недогляд постачальника. Подібні документи мають усі великі роздрібні мережі, як-то: Metro, Auchan тощо. В ідеалі менеджер із закупівель повинен брати участь у розробці подібного регламенту (як фахівець, що знає особливості й технічні параметри товару). Якщо виявлено недостачу вантажу або пошкодження зовнішнього вигляду упаковки, пересортицю за пакувальними місцями, складається відповідний акт, відділом логістики до транспортно-експедиційної компанії буде виставлена претензія. В ТТН будуть зроблені відповідні відмітки під час приймання вантажу.

Пересортиця товару всередині упаковок або палет, брак і дефекти зовнішнього вигляду — це, як правило, брак постачальника, який буде виявлений під час продажу товару або під час інвентаризації. Для таких випадків має укладатись угода між підприємством — замовником послуг з перевезення товару і постачальником про порядок компенсації браку (рекламації, кредит-ноти, претензії і т. ін.).

Після того, як вантаж прийнято і виявлено всі можливі порушення (або зафіксовано, що таких немає), товар оприбутковують: як правило, застосовують процедуру оприбуткування товару “за фактом”. Функція “закупівельника” — дати експертну оцінку товару і внести до актів приймання та накладних правильні коди й опис товару, що відповідають реальному надходженню.

Цикл руху товару в закупівельному ланцюгу закінчено. Важливо зазначити, що часто між моментом надходження товару на склад і моментом оприбуткування його (маємо на увазі надходження до продажу) минає іноді від одного до трьох (а то й більше!) днів.