Розділ 3. ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ФУНКЦІЙ ЗАКУПІВЛІ ТА ЗБУТУ

Сам процес закупівлі day-to-day можна представити такими кроками[1]:

Крок 1. Визначення потреби в товарі.

Крок 2. Вибір постачальників або контакт з уже існуючим постачальником.

Крок 3. Оформлення й відправка замовлення.

Крок 4. Підготовка та оформлення заявки на товар постачальнику.

Крок 5. Отримання підтвердження від постачальника на поставку товару і звірка замовлення з підтвердженням; виставлення рахунку-фактури.

Крок 6. Виконання зобов'язань з оплати замовлення.

Крок 7. Підготовка вантажу до відправлення, вибір способу транспортування.

Крок 8. Контроль виконання умов поставки.

Крок 9. Надходження товару: приймання та оприбуткування товару.

Крок 10. Робота з претензіями та рекламаціями.

Крок 11. Взаєморозрахунки з постачальником за отриманий товар.

Оскільки процес закупівлі завжди циклічний, то можна говорити про певний алгоритм, тобто задану схему роботи, якої дотримується фахівець із закупівель. Схематично типовий порядок закупівельного процесу можна представити у вигляді алгоритму, поданого на рис. 3.1.

Розглянемо деякі з наведених кроків детальніше.

Крок 1. Залежно від масштабу компанії визначенням потреби в товарі може займатися як власник самостійно, так і уповноважена особа — менеджер із закупівель. Інструментарій щодо визначення потреби в товарі більш детально розглянуто у розд. 4.

Крок 2. Вибір постачальника — одне з головних завдань в управлінні закупівлями матеріальних ресурсів. Пошук потенційно ефективних постачальників можна проводити за допомогою таких підходів:

• проведення тендера: проводять, якщо необхідно закупити сировину, матеріали, комплектуючі на велику грошову суму або налагодити довгострокові зв'язки між постачальником чи споживачем;

Рис. 3.1. Алгоритм процесу закупівель

Джерело: Бузукова ЕА. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице / Е.А. Бузукова ; под ред. С. Сысоевой. — СПб. : Питер, 2009. — 432 с. : ил. — (Розничная торговля).

• вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, публікацій у ЗМІ;