Розділ «ЧАСТИНА 1. СУТНІСТЬ ІНФОРМАЦІЇ ТА РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІЧНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ»

Поле – поєднання символів, яке приводить до створення мінімального елемента масиву.

Агрегат даних – це пойменована сукупність двох і більше елементів нижчого рівня. Загалом до агрегату даних можуть належати як елементи, так і інші агрегати даних.

Запис – пойменована сукупність полів, об'єднаних за змістом.

Файл – пойменована сукупність записів для об'єктів одного типу. Як правило, записи, що входять до файлу, мають однакову структуру.

База даних – пойменована сукупність взаємозв'язаних файлів з мінімальною надмірністю, яка призначена для одночасного користування багатьма користувачами та застосуванням комп'ютерної техніки.

У рамках інформаційної системи будь-якої організації ми маємо справу з документами і документообігом. Рух інформації в системі управління здійснюється у вигляді документів або сигналів.

Документ – інформаційне повідомлення в паперовому, звуковому або електронному вигляді оформлене за певними правилами, завірене в установленому порядку.

Документообіг – система створення, інтерпретації, передачі, прийому та архівування документів, а також контролю за їх виконанням і захисту від несанкціонованого доступу.

Документ ε основним носієм інформації в інформаційній системі, складається з логічно пов'язаних реквізитів. Форма (макет) документа визначає розташування і формат значень реквізитів.

Найбільш традиційним в інформаційній системі є розподіл документів на документи ручного заповнення та документи машинного заповнення за допомогою засобів обчислювальної техніки і програм. Життєвий цикл документа – інтервал часу від моменту створення (ручним або машинним способом) до моменту здачі в архів або знищення. Між цими моментами здійснюється рух документа – документообіг. Відбувається обробка та використання документа для цілей управління.

1.2. Формалізований опис економічної інформації

1.2.1. Поняття даних

Поряд з поняттям "інформація" поширення набуло поняття "дані". У загальновживаному сенсі це синоніми, але існує досить суворе відмінність, яка полягає в тому, що "інформація" має загальнотеоретичне значення – "заходи упорядкованості системи", а поняття "дані" зводить інформацію до об'єкта тих чи інших перетворень. У цьому відношенні дані представляють собою конкретні відомості (інформацію в певній формі – мовну, аудіо, відео) на носії, які можна піддати обробці, в тому числі і комп'ютерними засобами. Таким чином, інформацію пов'язують із змістом відомостей про об'єкти реального світу, а дані – з формою подання цих відомостей в процесі їх зберігання і переробки. Співвідношення понять "інформація" і "дані" подано на рис.1.2. [6]:

Рис. 1.2. Ілюстрація співвідношення понять "інформація" та "дані"

Інформація за допомогою процедур формалізованого опису перетворюється у дані. Таким чином, дані – це інформація, що подана у формалізованому вигляді, прийнятому для опрацювання автоматичними засобами за можливою участю людини.

Процес перетворення економічної інформації у відповідні дані приведений на рис. 1.3:

Рис. 1.3. Процес перетворення інформації в дані

Найбільш поширеними процедурами формалізованого опису економічної інформації є: класифікація та кодування [6, 19].

1.2.2. Класифікація економічної інформації

1.2.2. Кодування економічної інформації