Розділ «ЧАСТИНА 1. СУТНІСТЬ ІНФОРМАЦІЇ ТА РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІЧНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ»

1. За функціями управління – інформація поділяється на прогнозовану, планову, облікову, аналізу господарської діяльності, нормативну, оперативного управління і регулювання. Прогнозована інформація пов'язана з функцією прогнозування. Планова – з плануванням (перспективним, техніко-економічним, оперативно-виробничим). Облікова – з бухгалтерським, фінансовим, господарським обліком. Інформація аналізу господарської діяльності – з функцією економічного аналізу, оперативного управління, Інформація регулювання – з відповідними функціями управління. Нормативна інформація використовується і виникає на стадіях технічної підготовки виробництва, а також при формуванні цін, тарифікації і містить всілякі норми і нормативи, розцінки, тарифи та т.п.

2. За стадіями формування – інформація буває первинною та вторинною. Первинна інформація виникає безпосередньо під час діяльності об'єкта і реєструється на початковій стадії процесу управління і пов'язана з джерелом виникнення. Вторинна отримується внаслідок обробки інформації і може бути проміжною та результативною. Проміжна інформація містить результати розрахунків, які використовуються як вхідні дані для подальших розрахунків. Результатну інформацію одержують під час обробки первинної і проміжної інформації і використовують її для управління об'єктом і прийняття рішень.

3. За повнотою – економічну інформацію поділяють на достатню, надмірну і недостатню. Для розв'язання задач необхідна досить конкретна за змістом мінімальна інформація – достатня. Надмірна – містить зайві дані, що зовсім не використовуються при розв'язуванні задач.

4. За стабільністю – інформацію поділяють на постійну, умовно-постійну і змінну.

Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані). Постійна інформація лишається незмінною упродовж тривалого часу, багаторазово використовується при обробці змінної інформації. Умовно- постійна інформація зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми).

Змінна інформація характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати).

5. За місцем виникнення – розрізняють інформацію: вхідну, проміжну, вихідну, внутрішню та зовнішню.

Інформація, яка надходить в об'єкт управління ззовні і підлягає обробці, називається вхідною. Вона використовується як первинна інформація для реалізації економічних та управлінських функцій і задач. Вихідна інформація є підсумком обробки вхідних даних та поступає з однієї системи управління в іншу. Проміжна інформація потрібна при розв'язуванні функціональних задач у певних періодах.

Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур. Інформація зовнішнього середовища – це інформація про економічні й політичні суб'єкти, що діють за межами економічного об'єкту, і відносини з ними (це економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини економічного об'єкту з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо). Інформація із зовнішнього середовища є зазвичай приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має імовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання.

6. За характеризованими сутностями – це інформація про предмети (деталі, вироби, устаткування) та процеси (технологія опрацювання, технологія виготовлення).

7. За формою подання економічна інформація має бути зафіксованою певним чином, щоб можна було оперувати нею у процесах управління. Це називається поданням (зображенням) інформації. Під формою подання розуміють спосіб фіксування інформації. Вибір форми подання залежить від властивостей інформації, її цільового призначення, методології, техніки обробки та інших факторів. Розрізняють такі форми подання інформації: усна, письмова (текстова та графічна).Для фіксування усної інформації призначені відповідні форми подання, які називаються сигналізаторами. Для письмового фіксування інформації використовуються реєстратори, індикатори, графопобудовники. Реєстратори забезпечують запис точних значень інформації у вигляді неперервних величин, при цьому фіксування їх переважно лінійне; графопобудовники зображують інформацію умовно у вигляді геометричних фігур і відношень між ними. Письмове фіксування інформації потребує наявності матеріального середовища, в якому подається інформація. Роль такого середовища відіграють носії (засоби) відображення інформації. Подання виконується під час збирання первинної інформації (результатів розв'язування задач та інших даних) та в процесі її обробки. Якщо для фіксування первинної інформації використовуються переважно паперові документи, то перероблена (вторинна) інформація фіксується електронним шляхом на різних носіях і засобах відображення.

8. За елементами структури (структуризація економічної інформації) – це її логічна та фізична структура.

Комп'ютерне оброблення інформації потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей[1]. З погляду логіки управління та розміщення інформації на носіях розрізняють її логічну та фізичну структуру. Під логічною – розуміють структуру, яка враховує погляд користувача (управлінця) на дані, тобто таку, що будується на логіці управління, а не на його техніці. Як правило, вона багаторівнева, і відокремлювати інформаційні одиниці можна як з нижчого, так і з вищого рівня. Для логічних структур даних у порядку укрупнення, характерне таке відокремлення елементів; символ, реквізит, показник, масив, інформаційний потік, інформаційна база.

Символ – це елемент даних, який не має змісту. Це елементарний сигнал інформації (літера, цифра, знак).

Реквізит (елемент, атрибут, ознака) – це інформаційна сукупність найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Доцільність відокремлення такої одиниці пояснюється тим, що потрібна однобічна характеристика конкретних об'єктів управління або лише кількісна, або лише якісна. Тому реквізити бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити- ознаки. Реквізит-ознака розкриває якісні властивості об'єкта, а реквізит-основа – абсолютне або відносне його значення. У процесі обробки інформації вони мають різне значення: над реквізитами-основами виконуються арифметичні операції, а над реквізитами-ознаками – логічні.

Показник є структурною одиницею, яка характеризує будь-який конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків. Тому показник має назву, яка розкриває його форму і значення. На основі показників складають документи. В документі може бути кілька показників. Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням. Повідомлення, зафіксоване на матеріальному носії відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається документом. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Масив – це набір взаємопов'язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями. Він інтерпретує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційне повідомлення. Прикладом масиву може бути сукупність інформації про рух грошових коштів на підприємстві. Масив є основною інформаційною сукупністю, якою оперують у інформаційних процедурах.

Інформаційним потоком називають сукупність масивів інформації, що стосуються однієї й тієї самої ділянки об'єкта.

Інформаційна база з позиції економічного об'єкту – це уся сукупність інформації, яка є одиницею вищого рангу. Вона притаманна всім без винятку об'єктам, незалежно від рівня управління. Вона становить основу інформаційної системи будь-якого об'єкта, передусім об'єкта управління, і є частиною інформаційної системи. В умовах використання комп'ютерної техніки вона може бути побудована як єдина база даних або як сукупність кількох таких баз.

Фізична структура розміщення інформації формується при створенні інформаційних систем обробки даних, де великого значення набувають електронні структури. Це пов'язано з розміщенням масивів інформації у пам'яті комп'ютера. Фізичній структурі налічує такі одиниці інформації: символ, поле, агрегат даних, запис, файл, база даних.