РОЗДІЛ 10. Організація контролю матеріальних запасів і поточних біологічних активів тваринництва

- роботи з продажу (відпуску) товарів (продукції) їх підготовці до продажу незалежно від форм торгівлі і профілю підприємства; роботи з приймання та обробки для доставки (супроводження) вантажу, багажу, поштових відправлень та інших матеріальних і грошових цінностей їх доставці видачі тощо.

Вимогами ст. 134 КзПП передбачено перелік випадків матеріальної відповідальності працівників у повному розмірі завданої шкоди підприємству.

Кількісний облік матеріальних цінностей (за назвами, марками, ґатунками) на складах повинен вестись з використанням карток складського обліку матеріалів (ф. № М-12), а на складах з невеликою номенклатурою матеріальних цінностей допускається ведення книги складського обліку (ф. № 40). Контролери відслідковують відповідність даних первинних прибуткових і видаткових документів записам у картках (книгах) складського обліку.

Обов'язок систематичної (не рідше одного разу на десять днів) перевірки повноти і своєчасності оформлення складських операцій первинними документами, а також перевірки ведення записів у картках (книгах) складського обліку покладається на працівників бухгалтерії. За кожною групою або номенклатурним номером первинні документи, які завідуючі складами щомісяця здають до бухгалтерії повинні оформлятись реєстром приймання-здавання документів (ф. № М-13). Другий примірник реєстру (без документів) за підписом бухгалтера повинен бути повернутий завідуючому складом.

Достовірність даних про залишок на початок місяця, надходження, вибуття та залишок на кінець місяця на складах за кожною групою матеріальних цінностей відстежують порівнянням інформації первинних документів і матеріального звіту (ф. № М-19).

Ефективним заходом у процесі внутрішнього контролю є періодичне проведення на складах контрольних вибіркових перевірок залишків цінностей для порівняння їх з даними обліку. Про результати контрольно-вибіркових перевірок і виявлені порушення перевіряючі доповідають керівнику та головному бухгалтеру підприємства для прийняття належних рішень.

10.3. Організація контролю надходження, переміщення і вибуття виробничих запасів

Основні напрямки внутрішньогосподарського контролю операцій з руху запасів полягають у наступному (Рис. 10.3):

На підприємстві можуть застосовувати два альтернативні типи систем внутрішнього контролю товарно-матеріальних запасів, на основі яких перевіряють вартість залишків товарно-матеріальних запасів на кінець облікового періоду та собівартість відпущених (реалізованих) запасів: періодичну та постійну системи контролю товарно-матеріальних цінностей.

В умовах періодичної системи контролю за допомогою інвентаризації товарно-матеріальних запасів наявних на кінець облікового періоду визначають кінцеве сальдо рахунка товарно-матеріальних запасів. Обчислюють вартість цих залишків шляхом множення наявних одиниць товарно-матеріальних запасів на вартість одиниці. Різниця загальної вартості придбаних цінностей (включаючи початкове сальдо) і вартості залишків на кінець облікового періоду становить собівартість відпущених у виробництво (реалізованих) товарно-матеріальних запасів. Особливу увагу перевіряючому у даному разі окрім якості проведення інвентаризацій також слід приділити правильності визначення вартості запасів використаних не у господарській діяльності (до них відносяться зіпсовані, втрачені, безоплатно передані товарно-матеріальні цінності, недостача цінностей понад норми природного убутку тощо). Вартість вище перелічених цінностей також має виключатись із суми вартості придбаних запасів і їх початкового сальдо.

Рис. 10.3. Напрямки внутрішньогосподарського контролю операцій з руху запасів

Постійна система контролю товарно-матеріальних запасів передбачає визначення кінцевого сальдо як залишкової величини, тобто різниці суми вартості придбаних запасів і їх початкового сальдо та собівартості відпущених у виробництво (реалізованих) товарно-матеріальних запасів. При цьому на кожний день облікового періоду за кожним елементом товарно-матеріальних запасів відстежують початкове сальдо, кожне надходження та зменшення та кінцеве сальдо товарно-матеріальних запасів підприємства. Ця система передбачає дещо вищий обсяг контрольних робіт однак забезпечує достовірність даних про стан товарно-матеріальних цінностей на кожний день.

У ході перевірки перевіряючим слід переконатись в обґрунтованому визнанні активами товарно-матеріальних цінностей включених до складу запасів, зокрема у виконанні двох вимог: існування ймовірності, того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням та можливості достовірного визначення їх вартості. На балансі підприємства відображають запаси, щодо яких є право власності.

Підприємство також може утримувати цінності, що є власністю інших суб'єктів господарювання. В обов'язковому порядку перевірять організацію належного позабалансового обліку таких цінностей.

Перевірка оприбуткування в бухгалтерському обліку запасів передбачає встановлення достовірності фактичних цін їх придбання - первісної вартості, включаючи витрати на доставку, податки, збори та інші обов'язкові платежі (окрім тих, що згодом відшкодовуються підприємству). Застосовуючи прийом зустрічної перевірки контролери вивчають перелік первинних документів, на підставі яких відбулось оприбуткування цінностей (накладні, квитанції, рахунки-фактури, товарні чеки, специфікації тощо) шляхом оформлення відповідних складських документів (прибутковий ордер (ф. № М-4), Акт про приймання матеріалів (ф. № М-7). Тут же відслідковується дотримання порядку обліку та використання довіреностей, що є бланками суворої звітності. На підприємстві повинен вестися Журнал реєстрації їх видачі. З метою контролю надходження та оприбуткування запасів від постачальників бухгалтерія або відділ постачання ведуть Журнал обліку вантажів, що надійшли (ф. № М-1). Журнал заповнюють згідно первинних документів з надходження цінностей. В ньому також роблять відмітки про розшук вантажів, що не надійшли.

Перевіряючи відпуск товарно-матеріальних цінностей у виробництво звертають увагу на наявність підписів керівника і головного бухгалтера на відповідних видаткових документах, а також на додержання лімітів відпуску. Фактичний відпуск матеріальних цінностей за документами складу зіставляють з даними виробничих звітів та прибутковими документами господарських підрозділів. Для виявлення фактів використання цінностей не за призначенням, створення неврахованих надлишків матеріальних цінностей, інших порушень контролерам слід застосовувати методи фактичного контролю, зокрема, спостереження, контрольні запуски сировини та матеріалів у виробництво, контрольні заміри фактичного виконання робіт.

При перевірці відпуску у порядку реалізації матеріальних запасів вивчають законність, правильність оформлення та відповідність договорів, угод, рахунків-фактур, накладних на відпуск цінностей зі складу, специфікацій та інших супроводжувальних документів, а також відслідковують наявність правильно оформлених довіреностей.

Передавання товарно-матеріальних цінностей зі складу у виробництво, експлуатацію чи їх реалізація здійснюється підприємствами за вартістю, що визначається згідно одного з таких методів: ідентифікованої вартості відповідної одиниці запасів; середньозваженої вартості, вартості перших за часом надходження запасів (ФІФО), нормативних затрат (застосовується лише в промисловості); ціни продажу (використовується в роздрібній торгівлі). У процесі перевірки з'ясовують однозначність застосування обумовленого облікової політикою підприємства методу визначення вартості запасів для усіх їх одиниць, що мають однакове призначення та однакові умови використання.

Особливої пильності потребує контроль перенесення даних про залишки матеріальних цінностей з матеріальних звітів до регістрів синтетичного обліку та звітності. За допомогою арифметичного перерахунку вартості залишків матеріальних цінностей за звітними періодами шляхом зіставлення даних Головної книги, розділу III Журналу 5, 5 А, (журналу-ордера № 10.1 с.-г.), а також балансу й звіту про фінансові результати контролюють відповідність відображення вартості матеріальних запасів на рахунках обліку та звітності.

10.4. Організація контролю операцій з малоцінними швидкозношуваними предметами (МШП)