Розділ «ТЕМА 5. ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ, ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ»

o перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;

o оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;

o запис на документах бухгалтерських проведень;

o відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;

5) передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;

6) передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву (рис. 5.2).

Перелічені етапи документообігу відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Рис. 5.2. Стадії документообігу

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділ підприємства, установи, до яких подаються ці документи. Витяг із графіка документообігу підприємства наведено в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1. Графік документообігу з обліку основних засобів

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

5.6. Порядок зберігання документів

5.7. Інвентаризація, її види та порядок проведення

Інвентаризація - це перевірка фактичної наявності майна підприємства і співставлення даних інвентаризації з бухгалтерським обліком.

Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" №996-ХІУ від 16 липня 1999 р. (стаття 10) підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Основними завданнями інвентаризації є:

o виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на регістраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

o встановлення лишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;