Розділ «ТЕМА 5. ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ, ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ»

o використання бланків типових форм;

o проведення записів в темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

o обов'язкове прокреслювання вільних рядків;

o проставлення сум у грошових документах цифрами і прописом, перше слово суми записують з початку рядка і з великої літери;

o зазначення даних про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за операцію, складання і оформлення документа.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене.

Забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам.

При застосуванні засобів обчислювальної техніки та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

При складанні документів на машинозчитувальних носіях інформації підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів та своїх клієнтів.

Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів, на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим засобом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі регіструється організацією-створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних та інших об'єктів майна передбачаються спеціальними нормативними актами.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, визначаються окремими нормативними актами.

Первинні документи підлягають уніфікації і стандартизації.

Уніфікація - це розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій. Уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів.

Стандартизація - це встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціонального розміру і форми. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

5.2. Класифікація бухгалтерських документів

Класифікація - це умовне групування бухгалтерських документів за визначеними ознаками, зокрема: 1) за місцем складання, 2) за призначенням, 3) за порядком складання, 4) за способом використання, 5) за змістом і т.д.

1) За призначенням бухгалтерські документи поділяються:

o розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;