Розділ 4. Інформаційне забезпечення наукових досліджень

Всі архівні матеріали називають одиницями зберігання. Їх поділяють на такі групи:

- нормативні матеріали (постанови, накази, інструкції, розпорядження, рішення, циркуляри);

- первинні документи (навчальні плани і програми, протоколи, звіти, матеріали конференцій і зборів);

- вторинні документи (опис, аналіз та узагальнення первинних документів);

- особові матеріали (анкети, листування, доповідні записки тощо);

- рукописні документи та мемуари;

- статистичні документи.

Усі архівні джерела комплектуються за фондами, описами, справами, які розташовуються у хронологічному порядку. Роль каталогу для них виконує зведений довідник фондів архіву, покликаний полегшити пошук документів.

Архівні матеріали можуть мати вигляд оригіналів (рукописних або надрукованих, але обов'язково підписаних автором чи керівником установи) і копій (машинописних, фото, ксерокопій тощо), але обов'язково завірених.

4.3. Особливості вторинної інформації та її пошук

Накопичення, зберігання та створення умов для користування літературними джерелами здійснюють бібліотеки1 (як загального користування, так і спеціалізовані - наукові, технічні, медичні, педагогічні, історичні, іноземної літератури тощо). У бібліотеках встановлено певний порядок зберігання інформації. Існує основний і довідковий фонд.

Основний фонд (книги, журнали, збірники, бюлетені, звіти, рукописи тощо) розміщується на полицях сховищ бібліотеки. Громіздкі матеріали (наприклад, дисертації, наукові звіти) мікрофільмують із зменшенням у 200 і більше разів. Кожний мікрофільм вміщують у контейнер діаметром 35 мм. Завдяки значному поширенню персональних комп'ютерів надійними і зручними для надійного зберігання інформації стають гнучкі диски (дискети) і компакт-диски.

Довідковий фонд містить сукупність вторинних інформаційних документів основного фонду. Вторинна інформація являє собою результат аналітико-синтетичного логічного опрацювання первинних документів з метою відобразити їхній зміст у "згорнутому" вигляді. Найпоширенішим видом такого опрацювання і найбільш стислого оформлення відомостей про різноманітні публікації є каталоги1 та картотеки2. Вторинну інформацію довідкового фонду зберігають на бібліографічних картках (розміром 125 х 75 мм) розміщених у каталожних висувних ящиках.

Каталог по праву можна вважати справжнім компасом в океані публікацій. Каталог являє собою покажчик друкованих видань який знаходиться в кожній бібліотеці. Складається він з карток, в яких занотовані основні характеристики книги: шифр який позначає місце зберігання книги в бібліотечному фонді і використовується для швидкого знаходження книги працівниками бібліотеки, автор, назва підзаголовні дані та інша інформація. Картки в каталогах класифікують за певними ознаками.

Існує три основних види каталогів:

1) алфавітний - містить відомості про наявні у даній бібліотеці літературні джерела незалежно від їхнього змісту розміщені у алфавітній послідовності прізвищ їхніх авторів або назв установ. Картки алфавітного каталогу розташовують в ящиках на яких вказані перші та останні склади прізвищ авторів (наприклад "Лобат - Лонг", "Орд - Осм", "Пиг - Пир");

2) систематичний - складається за галузями знань наука, освіта, техніка економіка та ін. Він дає можливість визначити з яких галузей знань і які саме книги є в бібліотеці;

3) предметний - відображає більш часткові питання і утворюється за назвами предметів з дотриманням алфавіту. Структура предметного каталогу визначається списком предметних рубрик що є коротким словесним виразом предмету (теми) друкованих творів.

Крім алфавітного, систематичного та предметного каталогів в бібліотеках є картотеки газетно-журнальних статей, рецензій та інші тематичні картотеки.

За алфавітним каталогом можна відшукати будь яку інформацію знаючи прізвище автора документа його редактора або назву першоджерела За систематичним каталогом можна підбирати інформацію для різних галузей знань. Для прискорення пошуку потрібної інформації до каталогу додається ключ - алфавітний предметний покажчик.