Розділ «6. АВТОМАТИЗОВАНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ОБРОБЛЕННЯ, УПРАВЛІННЯ ТА АНАЛІЗУ ІНФОРМАЦІЇ»

Рис. 6.1 .Основні компоненти інформаційної технології обробки даних

6.2. Інформаційні технології управління

Метою інформаційної технології управління є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників організації, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління і використовується при гіршій структурованості розв'язуваних завдань, якщо їх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології обробки даних.

IT управління ідеально підходить для задоволення інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування організацією. Ця інформація мас вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів, що містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє організації.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень, що виникли і можливі рішення [7, 11, 19]. На цьому етапі розв'язуються такі задачі опрацювання даних:

– оцінка планованого стану об'єкта управління;

– оцінка відхилень від планованого стану;

– виявлення причин відхилень;

– аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів.

Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане.

І ті, і інші види звітів можуть мати форму підсумкових, порівняльних і надзвичайних звітів.

У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях.

Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках і використовуються для порівняння. Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях.

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад від її запланованого стану).

Основні компоненти інформаційної технології управління показані ita рис. 6.2 [4, 19]. Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді.

Зміст бази даних за допомогою відповідною програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повніша складатися з:

1) даних, що накопичуються на основі сніпки операцій, проведених організацією;

2) планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи організації).