Розділ «ЗАНЯТТЯ ТРИНАДЦЯТЕ»

1. Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції

Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і також бездоганне володіння правилами української мови - графіки, орфографії й пунктуації.

Текст має бути логічно послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися довершеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.

Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.

V ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершуються знаком оклику, текст починається з абзаца і з великої літери.

Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листі в-прохань, листів-вимог, листів-претензій. бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.

Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. - Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

Якщо ж важливо назвати конкретного виконавця, тоді пропонуємо вживати активну форму. Наприклад: Адміністрація, не несе відповідальність за власні речі відвідувачів.

Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом'якшують тон спілкування. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії - На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії

Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата.

Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу характеру повної інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовуються також дієприслівникові звороти типу: вважаючи, беручи до уваги, враховуючи та ін.

Надмірна ввічливість, як і нав'язування своїх методів чи принципів у розв'язанні того чи іншого питання, не сприяють позитивному результату.

2. Лист

3. Дієслово

Дієслово - частина мови, яка називає дію або стан предмета (чи особи) і відповідає на питання що робить предмет? що з ним робиться? Основні граматичні ознаки дієслова - час, особа, число і с п о с і б, за ними дієслово в реченні відрізняється від інших слів. Наприклад: заступник директора підписує угоду; секретар складає документ.

Для ділових паперів характерна частовживана неозначена форма дієслова (інфінітив). Це незмінювана форма1 дієслова, яка, називаючи дію, не вказує на час, особу, рід, число, має інфінітивний суфікс -ти: писати, складати, перекладати, затверджувати, погоджувати, підписувати. Зворотні дієслова мають ще й частку -ся; зберігатися, друкуватися, слухатися, підбиратися, укладатися, перероблятися.

Дуже часто форму інфінітива заступає іменник. Наприклад: паління1 заборонене; читання корисне.

Дієсловам в українській мові властиве значення виду - доконаного й недоконаного: писати - написати; друкувати - надрукувати; складати - скласти; читати - прочитати. Дієслова доконаного виду позначають завершеність дії, в основі мають префікси: записати, занотувати, закінчити; суфікси і

- повторити, нагадати, повідомити.