Розділ «Тема № 26. Провадження в справах про звернення громадян»

3. Діловодство за зверненнями громадян

Діловодство за зверненнями громадян відбувається на підставі Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

Згідно з Указом Президента України "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" від 19 березня 1997 року № 241/97, робота зі зверненнями громадян повинна будуватися таким чином, щоб забезпечити створення необхідних умов для об'єктивної, всебічної і вчасної перевірки заяв і скарг, реального здійснення прийнятих рішень.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб або на підрозділ службового апарата. Порядок діловодства за зверненнями громадян, що містять відомості, які становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Керівники організацій несуть особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян.

Усі звернення громадян централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах, якщо річна кількість звернень громадян не перевищує 600.

Облік особистого прийому громадян ведеться так само на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Обліковуються також письмові пропозиції, заяви та скарги, подані на особистому прийомі.

Додаток 4 до Інструкції... містить вказівки щодо ведення реєстраційно-контрольних карток, журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картки (журналу) обліку особистого прийому громадян. Реєстраційно-контрольна картка, зокрема, має містити такі відомості:

на лицьовому боці - прізвище, ім'я та по батькові кореспондента (якщо звернення колективне, вказується ім'я одного з кореспондентів і робиться позначка "колективне"); місце проживання або роботи, телефон заявника; дата одержання і реєстраційний індекс, назва організації, яка надіслала кореспонденцію; дата надсилання листа кореспонденту; індекс документа, дата і реєстраційні індекси попередніх звернень; стислий виклад пропозиції, заяви чи скарги, резолюція, прізвище, ім'я та по батькові, посада автора резолюції, термін виконання; позначки про контроль, вид документа, індекси питань і підпитань, соціальний стан заявника, фактичний строк виконання; код реєстраційно-контрольної картки за українським класифікатором управлінської документації штамп "повторно" у разі реєстрації повторних звернень;

на зворотному боці - дата передавання для виконання; прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця, записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання; контрольні позначки (нагадування, стан виконання): дата перевірки на місці, прізвище особи, яка здійснила перевірку, наслідки перевірки; дата та індекс документа, в якому міститься остаточне рішення; адресати, яким надіслано остаточне рішення, короткий виклад рішень з усіх порушених питань, характер відповіді на пропозицію, заяву чи скаргу (позитивна чи негативна), прізвище посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю пропозиції, заяви чи скарги, підпис відповідального за контроль; реквізити справи, архівні реквізити.

Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг влаштовується за схожою схемою, але склад зазначених елементів може бути, за потреби, розширений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання та ін.).

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви чи скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток 5 до "Інструкції..."), який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа. Він складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви чи скарги, що надійшли (наприклад, Д-401). Реєстраційний індекс може бути доповнений й іншими позначками, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв чи скарг.

Повторні пропозиції, заяви чи скарги отримують черговий реєстраційний індекс, а у реєстраційно-контрольній картці при цьому зазначається номер першої пропозиції, заяви чи скарги. На верхньому полі першого аркуша пропозиції, заяви чи скарги робиться позначка "повторно" і додається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви чи скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з додаванням порядкового номера через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2).

В організаціях ведуться картотеки у разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв чи скарг (за автоматизованої форми реєстрації формуються автоматизовані банки даних). Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається кількістю картотек, що існують в організації (вид та кількість картотек визначаються потребами вдалої організації обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами, скаргами, їх аналізом).

Позначка про письмові чи усні відповіді на пропозицію, заяву чи скаргу робиться у реєстраційно-контрольній картці та у документах справи на останньому аркуші або в окремій довідці. Письмовій відповіді надається індекс, який складається з реєстраційного індексу пропозиції, заяви чи скарги та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивають пропозицію, заяву чи скаргу разом з документами щодо її вирішення.

Вирішені пропозиції, заяви чи скарги з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються до посадових осіб, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами чи скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Документи у справах можуть бути розташовані в хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява чи скарга вкладається разом із відповідними документами і повторними пропозиціями, заявами чи скаргами у м'яку обкладинку, яка оформлюється за встановленою формою (додаток 7). Забороняється формування та зберігання справ у виконавця.

Відповідальність за схоронність документів покладається на керівників організацій або інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.

Термін зберігання пропозицій, заяв чи скарг, зазвичай, становить 5 років, але загалом цей термін визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Справи можуть зберігатися постійно (понад 10 років) або тимчасово (до 10 років). Справи, що підлягають постійному зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Знищення документів за пропозиціями, заявами чи скаргами, строк зберігання яких закінчився, проводиться у порядку, встановленому Державним комітетом архівів.