Розділ «5. Культура міжособистісних стосунків у діловій сфері»

Обід-фуршет (шведський стіл) влаштовують, як і власне обід, між 19.00 і 21.00. Чоловіки мають одягати темний костюм, смокінг або фрак; жінки - вечірню сукню. Стіл сервірують різноманітними стравами. Запрошені набирають їжу у свої тарілки, розташовуються за столиками, які можуть бути розміщені в окремій кімнаті.

Коктейль (англ. cocktail, букв. - "півнячий хвіст") є однією з найпоширеніших форм прийому в сучасному діловому світі. До безперечних його переваг зараховують демократичність, можливість прийняти багато гостей у порівняно малому приміщенні. Проводять коктейль аналогічно фуршету - між 17.00 і 20.00. Запрошені приходять у повсякденних костюмах і сукнях, і їх обслуговують офіціанти. Коктейлі можуть бути і діловими, їх влаштовують у перервах між засіданнями і симпозіумами, їх тривалість 40-50 хв. Банкети-коктейлі можуть тривати до двох годин, часто їх проводять на свіжому повітрі.

На неділовий коктейль можна запрошувати по телефону, якщо учасників небагато, або через пошту, якщо заплановано багато гостей. На коктейлях подають закуски, головне, щоб їх можна було їсти за допомогою спеціальних шпажок. На столах, де викладено закуски, бажано поставити стосом невеликі мисочки, щоб кожен міг покласти собі обрану страву. Меню коктейлів різноманітне: оливки, канапки, паштет, салат, франкфуртські ковбаски, люля-кебаб, шматочки риби у тісті, курячі крильця та ін. На десерт пропонують морозиво, желе, свіжі фрукти, тістечка, горішки. Фрукти мають бути очищені від шкуринок (яблука порізані на шматочки, помаранчі - на дольки). Під час коктейлів пропонують різноманітні напої.

Келих шампанського або келих вина починається опівдні і триває до 13.00. Цей прийом відбувається стоячи. Запрошені приходять у повсякденних костюмах і сукнях. їм пропонують шампанське, вино, соки, іноді горілку або віскі; із закусок - бутерброди, смажені горішки, маленькі тістечка, фрукти.

Чай у діловому світі влаштовують між 17.00 та 20.00. Триває він годину-півтори. Учасники такого прийому одягають повсякденні костюми і сукні. Крім чаю, їм подають десертні і сухі вина, соки, воду, солодощі, кондитерські вироби, бутерброди, фрукти.

Кава як різновид прийому майже не відрізняється від чаю. Починається вона не пізніше 19.00. На цьому прийомі пригощають гарячими закусками, салатом. Подають салати в бокалах чи креманках (скляному посуді на ніжках). Також пропонують соки, мінеральну воду.

Неофіційні прийоми ділові люди влаштовують зазвичай у вихідні дні, запрошують на них своїх партнерів із сім'ями. Найпоширенішими їх формами є барбекю (шашлик), бранч і пікнік.

Барбекю проводять просто неба. Зазвичай на них запрошують близьких друзів, родичів, часто роблять це по телефону. Головними стравами на барбекю є м'ясо, риба, які готують на жаровні. В меню можна включити легкі закуски, горішки або чіпси. Бажано приготувати побільше овочів і соусів. Стиль і форма одягу не регламентуються.

Бранч подібний до звичайного пізнього сніданку, який потім перетворюється на ранній ланч. Для нього не потрібен особливий привід. Його влаштовують, коли виникає бажання поспілкуватися з колегами, друзями, сусідами. Страви подають такі, як під час фуршету, смажене м'ясо, рибу, овочі, канапки, шматочки курятини тощо. Готують і фірмову страву. На окремому столику мають бути кава і соки.

Пікнік влаштовують просто неба. Для нього заздалегідь готують холодні закуски, холодний або гарячий (у термосі) суп. Головна страва - смажена свинина або яловичина. На десерт пропонують фрукти або тістечка.

Відповідно до етики підготовки прийому гість має отримати запрошення не раніше ніж за тиждень до його проведення. Та як свідчить практика, тиждень - занадто короткий термін для бізнесмена, у якого все сплановано заздалегідь. Краще, якщо він отримає запрошення хоча б за два тижні до урочистої події, це дасть йому змогу раціональніше спланувати свій час, а її організатори отримають менше відмов. З урахуванням часу на доставку запрошення, роздуми, отримання відповіді (лише після отримання відповіді від запрошених можна розпочинати підготовку до прийому) розсилати запрошення доцільно за місяць.

Якщо візит гостя небажаний, запрошення йому вручають у день урочистого прийому. Таке запрошення необхідно розглядати як формальне і відмовитися від нього, зіславшись на певні обставини. Прохання підтвердити свою присутність на прийомі фіксують абревіатурою у правій нижній частині картки: "R. S. V. Р" (франц . Repondez s'il vous plait - прохання відповісти). У запрошенні може бути зазначено: "R. S. V. Р. regrets only " - відповісти у разі відмови. Загалом вважається, що відповідати на запрошення потрібно у будь-якому разі, що є свідченням поваги до партнера. Для особи, запрошеної усно, на картці замість традиційної "R. S. V. Р." роблять позначку P. M. (pour memoire - нагадування). У лівій нижній частині запрошення вказують форму одягу: "Fьll dress" - форма одягу парадна; "Semi-formal" - форма одягу для денних офіційних прийомів; "Formal dress" або "White tie* - парадна форма для урочистих денних прийомів (фрак); "Black tie" - чорний смокінг.

Буває, що запрошена особа не може прибути на прийом, але має бажання налагодити відносини з організацією, яка його влаштовує. У такому разі необхідно зв'язатися з його організатором по телефону, подякувати і висловити жаль з приводу неможливості своєї участі, додавши: "Маю бажання представити свою фірму (організацію) через іншу особу. Чи можете Ви запросити... (потрібно назвати посаду співробітника фірми), якому я делегую свої повноваження?". Якщо посада кандидата цілком відповідає складу учасників, то господар (партнер) відповідає згодою. У такому разі запрошений має сказати: "Достатньо усної домовленості?" або "Чи не могли б Ви надіслати запрошення на ім'я ...?" Це питання є формальним і сприймається як прохання. Тому господар (партнер), який влаштовує прийом, повинен надіслати нове запрошення.

Запізнення на прийом вважається порушенням етикету і може сприйматися як образа. Якщо на прийом запрошено кілька представників фірми (організації), першими мають прийти особи, які обіймають нижчі посади, а потім - вищі.

На прийоми, які відбуваються стоячи (келих шампанського, фуршет), а в запрошеннях чітко вказано час їх початку і завершення, дозволяється прийти і піти будь-коли у межах цього часу. Присутність на прийомі від початку до кінця є свідченням шанобливого ставлення до господаря. Присутність на прийомі протягом 5- 20 хв. означає, що між його господарем і гостем досить напружені відносини.

Де б не відбувався прийом (в офісі фірми, ресторані тощо), господарі мають зустрічати гостей біля входу в приміщення. Бажано, щоб це були одягнені згідно з протоколом чоловіки. Вони повинні спрямовувати запрошених до гардеробу, аванзали (зали, в якій збираються гості). Господар з господинею зустрічають їх за шість метрів від дверей основної зали. У групі гостей найповажніша особа (почесний гість) має стояти посередині, щоб можна було підійти до неї і привітатися. Якщо почесний гість прибуває із запізненням, то перебування інших гостей в аванзалі може бути довшим максимум на ЗО хв.

Першою вітається дружина гостя: спочатку - з господарем, потім - з господинею; чоловік (гість) спочатку вітається із господинею, а потім з господарем. Після привітань не варто затримуватися біля господарів, розпочинати розмову з ними, оскільки це відволікатиме їх від основного - зустрічі гостей, яким теж необхідно надавати належну увагу. Після привітань гість має повернутися до аванзали і вклонитися, а не потискувати руку кожному із присутніх. Потім, підійшовши до знайомих, можна привітатися особисто з кожним, перемовитися кількома словами, а можна обмежитися привітанням здаля кивком голови.

Сидіти в аванзалі не заведено: тут усі, пригощаючись аперитивом, спілкуються, переходячи від однієї групи до іншої. Не варто також ходити з дамою під руку, поспішати і ніяковіти, розглядати присутніх. Вишколена людина в таких ситуаціях триматиметься невимушено, фіксуючи необхідну їй інформацію, роблячи певні висновки. Здебільшого на прийомах передбачене певне розміщення гостей. З огляду на це господар повинен вказати новоприбулому гостю, де він має сидіти, щоб той, зайшовши до зали, відразу зміг зорієнтуватися в ній. Доцільно мати план (макет) розміщення гостей. Розглядаючи його, чоловік повинен звернути увагу, хто сидітиме праворуч, знайти спосіб познайомитися з цією людиною: якщо це чоловік, то знайомитися можна безпосередньо, якщо жінка - чоловік повинен познайомитися з нею через третю особу. Якщо при знайомстві посередник припустився якоїсь помилки, потрібно чемно і тактовно цю помилку виправити. Іноді люди, які сидять поруч, формально не знайомі. Для таких випадків напроти кожного місця має стояти кувертна (франц. couvert, букв. - накритий) картка, на якій зазначають ім'я та прізвище гостя (крім картки президента, на якій вказують лише "Президент України"). План розміщення і ця картка допоможуть будь-кому спілкуватися без проблем.

Після проголошення запросин до столу першими до зали входять господар і почесна гостя. Чоловіки підходять до жінок, які мають сидіти праворуч, пропонують їм руку і заходять з ними до зали. Останніми до зали ступають господиня і почесний гість. Якщо на прийомі присутній президент країни (чоловік) або вищий церковний сан, то до зали першими входять вони з господинею, а завершують процесію господар і гостя, яка сидітиме праворуч нього. Якщо президент країни прибув на прийом із дружиною, то першими до зали входять він із господинею, за ними - господар із його дружиною. Останньою до зали заходить пара, яка згідно із субординацією має сидіти за столом після президентського подружжя і подружжя господарів. Офіційні особи не повинні залишати зали, доки її не залишать вищі посадовці.

Почесні місця мають бути навпроти вхідних дверей, а якщо двері розташовані збоку, то навпроти вікна, яке виходить на вулицю. Найпочеснішими є місця поблизу господарів. Місце праворуч є більш почесним, ніж ліворуч. Чим далі гість від господаря, тим менш почесне його місце. По обидва боки від господаря розсаджують жінок, біля господині - чоловіків. Далі місця чоловіків і жінок чергують. Жінку на край столу бажано не садовити, особливо на неофіційних прийомах. На офіційних прийомах, на які запрошено лише посадовців, особливими привілеями користуються такі особи: вищі за посадою (статус фірми не має значення); впливові в суспільстві (депутати, керівники великих громадських організацій); наділені високим суспільним статусом (титулами і почесними званнями); іноземні гості (якщо він обіймає таку саму посаду, що і вітчизняний посадовець, йому відводиться більш почесне місце); співвітчизники, які працюють за кордоном. Дипломатичних працівників розміщують залежно від їх субординації, однак жінок разом не саджають. При цьому перекладачі мають сидіти між гостями. За необхідності приділити увагу найпочеснішому гостю йому відводять місце напроти господаря.