Розділ «7.3. Інтегрована система Lotus Domino та Notes»

Захист інформації

Засоби календарного планування

Однією з технологій, підтримуваних Domino/Notes, с технологія календарного планування.

"Календар" — це подання поштової бази даних Notes, необхідне для керування розпорядком дня (рис. 7.14). Передбачено роботу з власним календарем та календарем групи користувачів.

Власний календар застосовують для планування роботи одного користувача. За допомогою вбудованого в клієнтське місце Notes календаря можна призначати збори, інші заходи, річниці, нагадування і події (все разом називається записами календаря). Слід зазначити, що функції календаря доступні й під час роботи із сервером Domino через web-браузери.

Технологія календарного планування підтримує можливість перегляду календаря у форматі одного, двох днів, тижня, двох тижнів, місяця (рис. 7.15, 7.16).

Легке створення записів доповнюється можливостями створення повторюваних подій та нагадуванням про них.

У календарі передбачено створення розкладу вільного часу (рис. 7.17). За його допомогою користувач зазначає робочі дні тижня та години роботи, вільні для зборів. Ця інформація доступна іншим користувачам Notes для планування зборів. Переглядаючи розклад, інші користувачі можуть побачити ваш робочий і зайнятий час.

Робочі години визначають час, коли ви доступні для зборів, і задаються у властивостях розкладу вільного часу. Наприклад, ви можете бути доступні для зборів тільки у певні дні або у певний час кожного дня. Запланований час показує конфлікти в розкладі, наприклад, накладки в часі запланованих зборів.

За допомогою календаря групи можна швидко довідатися, чи є зайнятими або вільними члени групи у певний час. Календарі груп формуються на основі власних календарів користувачів.

Кожний власник календаря надає відповідні рівні доступу іншим користувачам групи (рис. 7.18). Можна настроїти відображення відомостей про розклад, а також задати вигляд відображуваних відомостей для користувачів, що складають розклад зборів і перевіряють для цього ваш розклад.

Рівень відомостей визначається адміністратором Domino. При цьому інші користувачі, як мінімум, можуть переглянути, які години у вас зайняті або вільні. Можна також надати іншим користувачам доступ до тексту записів календаря.

Додатково на основі комунікаційних можливостей Domino і Notes забезпечуються такі функції групового календаря:

сповіщення учасників про зустрічі й наради;

пошук вільних проміжків часу;

резервування ресурсів і приміщень;

можливості перегляду календаря інших співробітників (якщо надані права);

делегування повноважень у роботі з календарем та поштовою скринькою.

Упровадження засобів календарного планування і керування ними виконується за рахунок їх інтеграції з інфраструктурою передачі повідомлень і колективної роботи (рис. 7.19). Користувачі Domino/Notes можуть бачити вільний і зайнятий робочий час у режимі реального часу, приймати і відсилати повідомлення про ділові зустрічі електронною поштою, а потім корегувати свої ділові розклади (календарі) в автономному режимі (оф-лайн) так само ефективно, як і в підключеному (он-лайн).

За рахунок інтегрованих засобів збереження календарної інформації, сервісу реплікацій вбудовані засоби календарного планування Lotus Notes повністю підтримують роботу мобільних користувачів, для яких постійно оновлюється не тільки поштова інформація, дані та додатки, а й інформація про календар зустрічей, контрольні дати тощо.