Розділ «ТЕМА 8. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ БЮДЖЕТІВ»

Підготовка до ревізії поділяється на такі етапи (табл. 8.6):

Таблиця 8. б.

Етапи підготовки до ревізії

Плани ревізій (перевірок) доповнюють програмами та індивідуальними планами контролерів. Програми можуть бути типовими й індивідуальними для кожного підконтрольного суб'єкта господарювання, а також з різним ступенем деталізації. Типові програми складають окремі відомства з урахуванням спеціалізації та організації виробничої діяльності підпорядкованих підприємств. Програму складають в двох примірниках на основі діючих інструкцій про проведення ревізій і матеріалів, які вивчають у процесі підготовки до ревізій і перевірок.

Ревізор може одержати інформацію про дане підприємство з таких джерел: акт попередньої ревізії (перевірки), матеріали перевірок інших органів контролю; річні звіти, рішення балансової комісії при розгляді й обговоренні річного звіту; усна, письмова інформація від фахівців управління (об'єднання); інформація від окремих підприємств та організацій, які мають ділові стосунки з підприємством, що підлягає ревізії; інформація з газет і журналів. Особливо важлива інформація в актах попередніх ревізій і річному звіті. Ревізор звертає увагу на виявлені порушення й інші недоліки та обставини, за яких виникли порушення, робить попередній оглядовий аналіз показників звіту. На підставі цього виявляють проблемні ділянки роботи підприємства і намічають напрями перевірки його виробничо-фінансової діяльності, що дозволяє логічно організувати час на проведення контрольного заходу та сконцентрувати увагу на актуальних питаннях, щоб забезпечити їх глибоку перевірку.

При вивченні матеріалів попередньої ревізії потрібно проаналізувати інформацію про виконання рішень або розпоряджень про усунення порушень, які виявлені при проведенні попередніх контрольно-ревізійних заходах, якщо такі мали місце.

На основі зібраних даних і одержаних завдань по перевірці конкретних ділянок роботи керівництво вищим органом управління складає програму і робочий план ревізії. Останній включає перелік ревізійних операцій (процедур), які потрібно виконати, в хронологічному порядку, прийоми і способи їх виконання та виконавців.

Підготовчий період завершується інструктажем і обміном пропозиціями всіх членів ревізійної бригади перед виїздом на об'єкт ревізії. Інструктаж проводить начальник ревізійного відділу, керівник ревізійної бригади, головний бухгалтер в окремих випадках – керівник управління. Від якості підготовчої роботи значною мірою залежить ефективність ревізії.

Призначення ревізії і перевірки оформляють наказом або розпорядженням керівника відповідного органу управління, в якому вказують вид ревізії, назву підприємства, період, за який необхідно перевірити виробничо-фінансову діяльність, прізвище та ініціали керівника та всіх членів ревізійної групи строк проведення та подання матеріалів ревізій, кількість днів на перевірку кожному члену ревізійної групи. На основі наказу кожному з них виписують посвідчення про відрядження, яке повинно містити: посаду, прізвище, ім'я, по батькові, об'єкт чи мету перевірки, термін її проведення. Посвідчення реєструється в спеціальному журналі, йому надасться відповідний порядковий номер. Керівнику ревізійної бригади вручають програму ревізії, копію наказу або виписку з наказу про проведення ревізії.

Службові особи контролюючого органу зобов'язані пред'явити керівнику підприємства, що ревізується, розпорядження (наказ) на проведення ревізії, службове посвідчення і поставити свої підписи в журналі реєстрації перевірок підприємства.

8.11. Порядок проведення ревізій

Проведення ревізії (перевірки) об'єднує ряд послідовних етапів (стадій) і називається ревізійним процесом. Він включає в себе підготовку до ревізії і складання її програми, ревізію каси, організацію інвентаризації цінностей на підприємстві, обстеження об'єктів ревізії і документальну перевірку операцій та облікових даних (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Послідовність контрольно-ревізійного процесу при проведенні ревізії господарюючого суб'єкта

Прибувши на об'єкта ревізії (підприємство), керівник ревізійної групи пред'являє керівнику наказ про проведення ревізії та посвідчення на перевірку. Керівник викликає головного бухгалтера та інших головних спеціалістів і керівників відповідних служб і проводить коротку нараду, на якій повідомляє про мету і завдання ревізії, дає відповідні розпорядження спеціалістам щодо участі в організації та проведенні ревізії на окремих ділянках, підготовки необхідної інформації тощо. Після цього члени ревізійної групи приступають до ревізії на своїх ділянках відповідно, до програми.

Участь представників ревізованого об'єкту в ревізії забезпечує об'єктивність та достовірність її результатів, виключає помилки у висновках ревізії.

Представники об'єкту ревізії мають право: надавати пояснення ревізорам з питань, що мають відношення до ревізії; знайомитися з усіма документами, які с підставою для висновку про недоліки в роботі підприємства; бути присутніми при інвентаризації цінностей, при контрольних обмірах, запусках сировини та матеріалів у виробництво, оглядах цінностей, взятті проб та зразків для аналізу; знайомитися з актами ревізії та надавати письмові пояснення; надавати ревізору відповідні документи; наполягати на додатковій перевірці фактів, що мають відношення до виявлених порушень.

Для оптимізації робочого часу, відведеного для проведення ревізії, ревізор складає робочий план і контролює його основні розділи. Програма ревізії уточнюється на місці з врахуванням проведеного обстеження, інвентаризації і результатів аналізу основних показників підприємства і його підрозділів. Зокрема, можуть бути уточнені терміни, обсяги, способи і напрями ревізії. Ці зміни знаходять відображення в робочому плані кожного виконавця.

Розпочинається контрольно-ревізійна робота з ревізії каси і касових операцій. Далі проводиться обстеження ревізованого об'єкту: оглядають сховища і склади матеріальних цінностей, підсобні приміщення, ангари, будівельні майданчики, розміщення і склад виробничих підрозділів, та інше в залежності від специфіки суб'єкта господарювання. У результаті одержують загальну уяву про стан справ на підприємстві, уточнюють програму і завдання перевірки та загальний обсяг ревізійної роботи.

Одразу ж проводять інвентаризацію матеріальних цінностей. Основним завданням інвентаризації є контроль за збереженням цінностей шляхом перевірки їх реальної наявності і порівняння з їх залишками, що відображені за даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація виявляє помилки при обліку цінностей, крадіжки, обважування і пересортиці сировини, матеріалів, готової продукції та інших цінностей, а також зміни в залишках цінностей, які при поточному обліку не підлягають оформленню документами. Залежно від способів узагальнення результатів, об'ємів, періодичності та інших ознак розрізняють такі види інвентаризацій: повна, часткова, суцільна, вибіркова, планова, позапланова, повторна, контрольна, перманентна (безперервна). За виявленими нестачами та залишками цінностей, а також сумарними різницями від їх пересортиці матеріально відповідальні особи зобов'язані в письмовому вигляді дати пояснення щодо отриманих розходжень. Висновки, пропозиції та рішення комісії оформляють протоколом, який підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Наступним кроком після цієї організаційної частини є перехід ревізора до найбільш серйозної, відповідальної і трудомісткої роботи – перевірки діяльності підприємства за документами і регістрами бухгалтерського обліку, його стану, контролю і звітності підприємства, де головною метою є встановлення дійсності, законності і господарської доцільності операцій, перевірка правильності їх документального оформлення, виявлення фактів зловживань, порушень фінансової і кошторисної дисципліни.