Розділ «ТЕМА 8. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ БЮДЖЕТІВ»

Враховуючи велику тривалість ревізії відразу після виявлення фактів порушень, нестач, розтрат чи зловживань їх оформляють документально. Тому на практиці найбільш широко застосовують два види актів: проміжний і основний.

Акт – двосторонній документ, у якому об'єктивно відображено результати ревізії фінансово-господарської діяльності підконтрольного об'єкта, наведено перелік фактів, порушень та недоліків, виявлених у його роботі.

Головне призначення проміжних актів – негайне документальне оформлення результатів візуального або документального контролю, тобто дійсного стану господарських чи фінансових операцій на момент перевірки. Ними оформляють результати інвентаризації цінностей, взаємоперевірок розрахунків з постачальниками і покупцями, результати контрольних обмірів робіт та переробок сировини на окремих технологічних процесах. При виявленні зловживань, нестач, крадіжок також складають проміжні акти, а від винних осіб беруть пояснення і, не чекаючи закінчення ревізії, вживають заходів щодо реалізації таких актів. До них, як правило, додають пояснювальні записки, розписка матеріально відповідальних осіб, які вони дають до початку і після закінчення перевірки. Тому проміжні акти значно підвищують доказову силу основного акта ревізії.

Перед складанням основного акта голова ревізійної групи повинен згрупувати однорідні порушення у спеціальних відомостях, таблицях, що дає можливість не загромаджувати акти значною кількістю однотипного матеріалу. До таких згрупованих описів при необхідності можна додавати копії, виписки з документів, довідки. Всі ці документи, в тому числі і згруповані описи, повинні підписувати відповідальні особи, ділянку роботи яких перевіряли.

Від правильного його оформлення значною мірою залежить своєчасність притягнення винних осіб до відповідальності, розробки й реалізації заходів щодо ліквідації виявлених недоліків та приведення в дію виявлених резервів. Тому до оформлення акта ревізії ставляться суворі вимоги. Всі записи в ньому повинні бути чітко аргументованими, об'єктивними і доказовими.

Умовно акт можна поділити на 3 частини. У першій, загальній частині, зазначаються: підстава для проведення ревізії, склад ревізійної групи і тема ревізії; повне найменування підприємства, установи, організації тощо та його підпорядкованість; за який період діяльності даного підприємства, установи, організації проведено ревізію, дата початку і закінчення ревізії; ким і коли проводилась попередня ревізія, чи усунено виявлені нею порушення і які перевірки проводились після ревізії.

Друга частина, а саме, виробничо-фінансова діяльність, виконання кошторисів, передбачає відображення: перелік основних показників виробничої програми протягом одного-двох років і їх виконання; аналіз фінансових результатів або виконання кошторисів; факти порушень або зловживань, підтверджені документально; ревізія кас і касових операцій; ревізія операцій за рахунками у банках та інших коштів; ревізія розрахунків з оплати праці й соціального страхування, ревізія збереження і руху матеріальних цінностей.

Третя частина, бухгалтерський облік і аудит, передбачає аналіз стану бухгалтерського обліку' і достовірності наданих звітів.

Акт не повинен містити висновків, які є компетенцією судово-слідчих органів. Ревізійна комісія мас посилатися виключно на документальні свідчення про характер тих чи інших порушень.

За результатами проведення ревізії з окремих питань програми посадовими особами контролюючого органу та залученими спеціалістами, що проводили ревізію в складі групи, можуть за рішенням керівника групи складатися довідки, які підписуються відповідною посадовою особою контролюючого органу чи спеціалістом та працівниками об'єкта контролю, що € відповідальні з цих питань. Довідки складаються в одному примірнику, видаються керівнику групи для прийняття рішення щодо включення до акта ревізії викладених в них фактів та долучаються до матеріалів ревізії. На вимогу об'єкта контролю йому можуть бути видані копії довідок.

До актів додають опис додатків і самі додатки.

Акт ревізії підписується посадовою особою контролюючого органу та керівником і головним бухгалтером об'єкта контролю або особою, уповноваженою на ведення бухгалтерського обліку, а також за необхідності іншими працівниками об'єкта.

У разі проведення посадовими особами контролюючого органу і залученими спеціалістами ревізії в складі групи акт ревізії підписується керівником групи.

Потреба в ознайомленні з актом ревізії та його підписанні іншими працівниками об'єкта контролю, зокрема колишніми керівником і голошиїм бухгалтером, що с відповідальними за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю у період, шо підлягає ревізії, визначається посадовою особою контролюючого органу самостійно.

Акт ревізії складається у трьох примірниках: перший – для контролюючою органу, другий – для об'єкта контролю, третій – для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених Порядком проведення інспектування Державною фінансовою інспекцією. її територіальними органами.

Для унеможливленим підробки примірники акта візуються посадовою особою контролюючого органу на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

Третій примірник акта ревізії до передачі правоохоронному органу зберігається у матеріалах ревізії. На звернення правоохоронного органу про видачу акта ревізії у разі, коли третій примірник вже надіслано іншому правоохоронному органу, контролюючий орган повідомляє про його назву, реквізити супровідного листа та видає завірену копію акта ревізії.

Після складання акта ревізії посадова особа контролюючого органу підписує всі його примірники та забезпечує реєстрацію в журналі реєстрації актів ревізій.

Перший і третій примірники акта ревізії надаються для ознайомлення і підписання об'єкту контролю у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення ревізії одним із таких способів:

а) особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру об'єкта контролю;