Розділ «3.3. Методика організації та проведення державного аудиту фінансової та господарської діяльності бюджетних установ України»

Або інше. У типовій інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ2 передбачено, що для встановлення непридатності матеріальних цінностей та неможливості або неефективності їх ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих цінностей наказом керівника установи щорічно створюється комісія у складі: керівник або його заступник (голова комісії), головний бухгалтер або його заступник, керівники груп обліку або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності, особа, на яку покладено відповідальність за збереження матеріальних цінностей, інші посадові особи (на розсуд керівника установи);

4) гарантування умов для збереження в установі коштів і матеріальних цінностей.

Як уже було сказано, першим, але не єдиним кроком є укладання договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. З одного боку, працівник, який обіймає посаду або виконує певну роботу, бере на себе повну відповідальність за збереження ввірених йому підприємством матеріальних цінностей. З іншого - установа зобов'язується створювати працівникові умови, необхідні для нормальної праці та забезпечення повного збереження ввірених йому матеріальних цінностей.

Відомо також, що Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" для підтвердження правильності і достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності передбачено проведення інвентаризацій майна, коштів і фінансових зобов'язань. При цьому відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти з урахуванням випадків, коли інвентаризація є обов'язковою.

Аудитор досліджує, чи укладено договори про матеріальну відповідальність та чи видано керівником накази про проведення інвентаризації, особливо у тих випадках, коли вона є обов'язковою (це визначено у п. 3 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків1);

5) дотримання вимог щодо законного, цільового і економного використання усіх видів ресурсів;

6) періодичне здійснення керівником (особисто) контролю за дотриманням відповідальними посадовими особами положень посадових інструкцій та/або заслуховування їх звітів про виконання посадових обов'язків;

7) дотримання законодавства щодо зберігання та знищення бухгалтерських документів.

Основні документи, що визначають дії керівника установи зі зберігання та знищення бухгалтерських документів - це Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (розділ 6 "Зберігання документів") та Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а (передусім розділ 4.2 "Бухгалтерський облік та звітність");

8) якість розгляду результатів зовнішнього і внутрішнього фінансового контролю, пред'явлених за їх результатами вимог та внесених пропозицій.

II етап

"Дослідження внутрішнього фінансового контролю на рівні головного бухгалтера установи"

Аудитор повинен дослідити, чи забезпечено у розпорядчих документах та чи фактично виконується: 1) розподіл обов'язків між працівниками бухгалтерії та контроль за дотриманням

посадових інструкцій; 2) наявність графіка документообігу та контроль за його дотриманням; 3) дотримання правил приймання документів на виконання; 4) дотримання правил проведення інвентаризацій та інших процедур ВФК; 5) забезпечення якості первинних документів; 6) дотримання правил реєстрації та обробки документів; 7) здійснення на постійній основі аналізу використання ресурсів; 8) внесення обґрунтованих пропозицій керівництву з метою вдосконалення ВФК.

На рівні головного бухгалтера бюджетної установи аудитор зобов'язаний дослідити, чи забезпечено у розпорядчих документах фактичне виконання таких вимог:

1. Обґрунтованість і повнота розподілу функціональних обов'язків між працівниками бухгалтерії, контроль за дотриманням ними положень посадових інструкцій.

2. Наявність графіку документообігу та контроль за його дотриманням.

При дослідженні даного питання потрібно керуватися Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яким визначено: "З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказується дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву" (п. 5.1); "Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг з графіка..." (п. 5.4); "Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу... здійснюється головним бухгалтером..." (п. 5.5).

3. Дотримання правил прийому документів на виконання.

4. Дотримання термінів і правил проведення інвентаризацій, бухгалтерських звірок, передачі справ та інших процедур внутрігосподарського фінансового контролю.