Розділ 3. Застосування інформаційних систем управління ЗЕД на підприємствах

- архівацію інформації;

- формування відповідних видові обліку звідних, контрольних та аналітичних реєстрів;

- експорт інформації до загальної БД.

АРМ "Фінансова звітність" також розроблений відділом ІСЦБух-1, але пізніше за попередні Він створений за допомогою макромови програмування VBA for Excel. У "Фінансовій звітності" реалізований сучасний графічний інтерфейс. Для доступу до бази даних використовується технологія Microsoft Jet 3.5. Формат бази даних — dBase IV

Можливості АРМу:

- автоматичне заповнення форми даними із зовнішніх файлів БД;

- ручне введення і коригування даних у формах звітності;

- експорт даних із форм у зовнішні файли БД;

- контроль введеної інформації за допомогою "ув'язування" даних у формах звітності (ув'язування являє собою рівняння, в якому вказано, що одна клітина форми звітності або сума декількох з них має дорівнювати іншій клітині або сумі декількох клітин звітності);

- автоматичне обчислення внутрішньоформених ув'язувань з можливістю прямого коригування як самих ув'язувань, так і безпосередньо даних;

- автоматичне обчислення міжформених ув'язувань з можливістю прямого коректування як самих ув'язувань, так і безпосередньо даних;

- три режими відображення ув'язувань, що полегшують швидкий пошук помилкових ув'язувань і даних;

- формування і швидкий інтерактивний аналіз зведених документів;

- одержання протоколу "зрізу" даних по підприємствах у зведених документах;

- одержання протоколу про помилкових ув'язуваннях для будь-якої кількості документів і будь-якої кількості підприємств.

Для цього АРМу мінімальною порцією інформації є форма звітності. АРМ не пропонує детальнішої інформації, оскільки організаційно належить до середнього рівня. Саме отримання коректної форми звітності є головною метою системи "Фінанси". Крім звітності, яку вимагають органи податкової служби та статистики, передбачена ще й внутрішня звітність. Форму та строки подання такої звітності визначаються у наказах по залізниці. Саме внутрішні форми звітності складають основну масу роботи АРМу.

Формування звітності відбувається у нижченаведеній послідовності. Спочатку в АРМах оперативного рівня безпосередньо на підприємствах вводяться первинні дані. Потім дані із АРМів експортуються в загальну БД, з якою працює АРМ "Звідний баланс". В АРМі "Звідний баланс" після перевірки та коригування усіх даних утворюються допоміжні відомості для заповнення форм звітності (оборотно-сальдової та інших). За даними цих відомостей головний бухгалтер підприємства заповнює вручну потрібні форми звітності (рис. 3.5), які в електронному вигляді передаються у фінансову службу (за допомогою ліній зв'язку). У фінансовій службі перевіряють дані та формують зведені форми звітності по кожній службі. (Службою називається група підприємств, об'єднаних за функціональною ознакою. Наприклад, "служба В" — вагонна служба, "служба ПІ" — зв'язківці). Служба може налічувати від 1 до 30-40 підприємств різного рівня. Зведені форми звітності по службі передаються до фінансової служби Придніпровської залізниці, де виконується наступний етап контролю та отримання зведених форм звітності вже по Придніпровській залізниці. Наступний крок — передача звітності до фінансової служби "Укрзалізниці", яка теж здійснює контроль та отримання консолідованих форм звітності по всій залізниці (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Етапи формування та передачі звітності в АІС "Фінанси"

Інформаційно-статистичні центри при цьому здійснюють технічну та інформаційну підтримку відповідних підприємств та фінансових служб: ІСЦ Придніпровської залізниці — фінансової служби Придніпровської залізниці та всіх підпорядкованих організацій, Головний ІСЦ — фінансової служби "Укрзалізниці". ГІСЦ також керує регіональними ІСЦ, надаючи програмне забезпечення з дорученням про впровадження його на своїй залізниці. Ця практика використовувалася ще за часів Радянського Союзу, коли кільком регіонам давали завдання автоматизувати певну ланку роботи, а потім відбирали найкраще рішення для впровадження його на всіх залізницях.

У вищенаведеному ланцюгу етапів найбільш трудомістким є складання звітності на найнижчому рівні з допоміжних відомостей. Помилка, допущена на цьому рівні, накопичується у вищих рівнях, де загальний обсяг даних такий, що неможливо перевірити все із самого початку. Саме тому на вищі рівні не передається весь обсяг первинної інформації, а лише необхідні дані з форм звітності Через присутність "людського фактора" важливим є контроль за правильністю складання звітності на всіх рівнях, а особливо на рівні служби. Така перевірка частково автоматизується за допомогою "ув'язування" даних.