Розділ «5.2.6. Облікові реєстри синтетичного та аналітичного обліку»

Бухгалтерський облік повинен забезпечувати виконання основних функцій:

- запис інформації про операції з виконання бюджетів, що здійснюються органами Державного казначейства, та можливість відображення їх в агрегованому вигляді у звітності з метою аналізу та управління;

- відображення докладної інформації про контрагентів кожної операції та параметри самих операцій для складання внутрішніх звітів з метою аналізу та контролю.

Ведення агрегованого обліку забезпечується за допомогою синтетичного обліку з використанням балансових рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів.

Синтетичний облік здійснюється на рівні класів, розділів, груп та балансових рахунків IV порядку Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів і забезпечує отримання інформації про операції, які проводяться органом Державного казначейства і відображаються у фінансовій звітності.

У синтетичному обліку всі операції відображаються в грошовій одиниці України.

Докладна інформація про кожного контрагента та операцію фіксується на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Аналітичні рахунки повинні містити обов'язкові параметри, визначені окремими порядками Держарного казначейства. Дані аналітичних рахунків повинні збігатися з відповідними рахунками синтетичного обліку.

Реєстри синтетичного та аналітичного обліку операцій - це носії спеціального формату у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку тощо. їх призначення - хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів.

Записи у реєстрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів у момент здійснення операції. Відповідальність за правильність відображення операцій в облікових реєстрах несуть особи, які склали і підписали ці реєстри.

Державне казначейство України розробляє та затверджує форми реєстрів обліку з урахуванням того, що реєстри синтетичного та аналітичного обліку повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші кодовані знаки, що дають змогу ідентифікувати осіб, які їх склали. Органи Державного казначейства України ведуть такі обов'язкові облікові реєстри:

- оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими, бюджетними, позабалансовими рахунками та рахунками управлінського обліку);

- особові картки (у тому числі з розподілом за кодами економічної класифікації видатків);

- сальдові та оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками у щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються оборотами за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим, бюджетним та позабалансовим рахунками, а також за рахунками управлінського обліку з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків.

В оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок за всіма рахунками. Правильність складання щоденного балансу оборотів та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за активом і пасивом. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою початку нового операційного дня в органі Державного казначейства.

Щоденний оборотно-сальдовий баланс перевіряється і підписується керівником і головним бухгалтером або особами, які ним уповноважені.

Перевірка тотожності даних аналітичних рахунків відповідним рахункам синтетичного обліку обов'язково здійснюється не рідше одного разу на місяць.

Звірка аналітичного обліку з синтетичним проводиться відповідальними виконавцями за приведеними вище балансовими та позабалансовими рахунками перевірочної відомості з даними відповідних рахунків оборотно-сальдового балансу.

Свідченням проведеної звірки аналітичного обліку з синтетичним (даних перевірочної відомості з балансом) є підписи посадових осіб органу Державного казначейства - головного бухгалтера та його заступника.

Доступ до облікових реєстрів повинен бути обмежений особами, які визначені наказом органу Державного казначейства.