Розділ «3. Системи документування та їх еволюція»

Основні поняття

Документування - це процес створення документа.

Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" подає визначення документування управлінської інформації як "створювання службових документів, змістом яких е управлінська інформація" [2].

До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства:

змістового (соціальна інформація)

знакового (семіотична інформація)

матеріально-конструктивного (технологічного)

З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення.

Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:

- системи графічного запису;

- системи механічного запису;

- фотографічні;

- електромагнітні;

- оптичні;

- магнітооптичні;

- електростатичні;

- електронні.

Інформація на носії фіксується за допомогою певної "кодової" системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука - семіотика (від грец.- знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.

Знак - це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.