Розділ «3. Системи документування та їх еволюція»

Аналізуючи будь-який документ за будь-якою класифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.

Процес документування за таких умов може бути представлений в такій формі (схема 1.1):

Схема 1.1. Складові процесу документування

Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.

Детальний аналіз способів, засобів та форм документування подано далі.

Кодування інформації

Основні форми запису інформації

В еволюційному розвитку людини фігурують такі взаємопов'язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Дійсно, без сприйняття не було б розуміння, без розуміння не розвинулась би мова, без документа мова б не вдосконалювалась.

Перші кроки на шляху документостворення були зроблені людством ще на ранніх стадіях свого існування - 20-30 тис. років тому.

Первісна людина весь свій життєвий та духовний досвід зберігала в пам'яті й передавала його в усній формі чи особистим прикладом. З часом, уявлення людини про навколишній світ розширювалось, а її промисловий досвід збагачувався, усний спосіб передачі інформації поступово ставав недостатнім. Усе більшого значення почало набувати письмо з його двома основними функціями - комунікативною (передача інформації) і мнемотичною (зберігання в пам'яті набутої інформації). Виникали різні примітивні типи й системи "письма", більшість з яких не має майже нічого спільного з сучасним письмом.

Археологічні розкопки та аналіз документів, що збереглися, допомагають відтворити історію та процес еволюції форм документування.

Основні форми документування наведено в таблиці 1.4.

Таблиця 1.4

Предметні форми запису інформації

Паличковий запис інформації

Для передачі інформації й запам'ятовування первісні люди широко застосовували "паличкове" документування. У даному випадку паличка - це виділена та очищена від зайвих пагонів частина тонкого стебла або товстої гілки. Найпримітивнішим прикладом форми передачі інформації була гілка, увіткнена на узбіччі дороги, для інформування подорожніх про довжину подальшого шляху, можливі на ньому перешкоди й небезпеку. Нахил палички й вказував напрям руху.

Ранній тип "паличкового" документування був характерним для аборигенів Австралії та Нової Зеландії. Користувались вони паличками довжиною в п'ядь (відстань між кінцями розведених великого й вказівного пальців) із різноманітними насічками, що означали певні поняття. Указуючи пальцем на ці мітки, гонець міг "прочитати" адресату листа. Подібні палички з посланнями використовували й у Скандинавії, як повідомлення про заклик до війни чи призов до військової служби.

Згодом, для оформлення міжплемінних договірних відносин і полегшення запам'ятовування, наші предки використовували палиці із зарубинами. Щоб закріпити торговельну угоду й запам'ятати її обсяги чи зробити записи, наприклад, про взятий борг, партнери на них робили зарубки. Потім палицю розділяли вздовж, й кожен брав собі одну з половинок. Перед поверненням боргу ці половинки палиці складали разом і таким чином "перевіряли" правильність своїх взаєморозрахунків.

Для передачі інформації первісні люди також широко використовували різні предмети, котрі символізували певні поняття, або передавали думку. Наприклад, оголошуючи війну, плем'я посилало своєму супротивнику стріли або меч. Зелена гілка, зазвичай, означала миротворчі наміри; кисет з тютюном у північних індійців означав можливість владнати справи мирним шляхом. Інколи таким чином сторонам вдавалось висловити більш широку думку.