Розділ «2.2. Організація складського обліку товарів і тари. звітність матеріально-відповідальних осіб»

Організація складського обліку товарів залежить від обраного підприємством торгівлі способу зберігання товарів: гуртового (партіями), сортового або за найменуваннями. При партіонному способі зберігання кожна надходить на склад(и) партія товарів зберігається окремо від раніше надійшли партій товарів. Кожній партії товарів присвоюється порядковий номер, який надалі вказується у накладних на відпуск товарів вказаної партії. При партіонному способі зберігання товарів облік наявності та вибуття товарів у розрізі окремих партій ведеться в партіонних картках, які закриваються та здаються до бухгалтерії після реалізації вказаної партії товару.

При сортовому способі зберігання кожен товар, що надійшов на склад(и) приєднується до вже наявних товарах того ж гатунку або найменування. В даному випадку складський облік товарів ведеться за назвами, сортами та кількістю. При цьому складаються товарні звіти та картки складського обліку до яких записуються натуральні показники надходження та вибуття товарів.

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально-відповідальних осіб, з якими при призначенні на посаду укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Відповідно до договорів про повну індивідуальну чи колективну матеріальну відповідальність працівники складу зобов'язані у встановлені строки складати та подавати відповідні звіти про рух та залишки товарів на складі. На оптових підприємствах матеріально-відповідальні особи складають товарні звіти або супровідні реєстри документів.

У визначені керівником та головним бухгалтером терміни матеріально-відповідальні особи зобов'язані подати до бухгалтерії всі прибуткові та видаткові документи разом з товарними звітами. Перед складанням товарного звіту всі прибуткові і видаткові документи перевіряють та групують за видами операцій (надходження та вибуття). Дані про надходження і вибуття товарів відображають відповідно в прибутковій та видатковій частині товарного звіту в хронологічній послідовності.

Товарний звіт складається на основі первинних документів, що підтверджують надходження та вибуття товарів. В товарному звіті відображаються всі операції, пов'язані з рухом товарів, і тому в ньому також вказують дані за актами уцінок, актами нестач, актами повернення товарів та іншими первинними документами щодо зміни облікової вартості товарів. Також в товарному звіті вказують залишки товарів і тари на початок та на кінець звітного періоду.

Тара, яка відпускається покупцю разом з товаром (пляшки, жерстяні банки тощо) відображається у звіті у графі "Товар" як складова вартості товару. Вартість тари, облік якої ведеться відокремлено (наприклад, зворотної тари, тари під товарами, порожньої тари тощо) відображається в товарному звіті окремо від товару в графі "Тара".

До товарного звіту додаються всі первинні документи, запис про їх кількість вказується за підписом матеріально-відповідальної особи. Товарні звіти в бухгалтерії піддають ретельній перевірці. Бухгалтерія контролює своєчасність, правильність оформлення прийому і відпуску товарів.

Під час перевірки звітів залишок товарів на початок дня звіряють з залишком товарів на кінець дня по попередньому звіту. Якщо товарний звіт складають після проведення інвентаризації, то залишок товарів на початок дня береться по даним підсумку інвентаризаційних описів. Виявлені в товарному звіті помилки виправляють коректурним способом. Виправлення мають бути підтверджені підписами осіб, які складають документ. До звітності матеріально-відповідальних осіб оптових підприємств належить також звіт, що складає експедитор під час транзитної доставки товарів покупцям від постачальника або зі свого складу транспортом оптової бази. Товарні звіти з доданими до них документами є підставою для відображення операцій з надходження і вибуття товарів у бухгалтерському обліку. Товарні звіти складаються в двох примірниках: перший з доданими до нього документами передається до бухгалтерії, другий - з підписом бухгалтера, який підтверджує проведення перевірки і приймання звіту, залишається у матеріально-відповідальної особи.

Бухгалтер зобов'язаний перевірити звіт по формі, по суті і арифметично (в присутності матеріально-відповідальної особи). Виявлені в ході перевірки помилки бухгалтер повинен виправити в обох примірниках звіту і довести ці дані до відома матеріально-відповідальної особи під підпис у звіті.

На підставі товарних звітів здійснюють записи у відповідних облікових регістрах. Після перевірки дані зведеного журналу записують в Головну книгу, а дані відомості, які не дістали відображення в указаних журналах, переносять в Журнали за кредитом відповідних рахунків.

Товари можуть надходити на підприємство з різних джерел: придбання у постачальника або підзвітною особою, внесок до статутного капіталу, безоплатне надходження, встановлені під час інвентаризації надлишки. Однак в будь-якому випадку вони повинні бути включеними до звіту матеріально-відповідальної особи. Перевірені звіти матеріально-відповідальних осіб та додані до них документи є підставою для відображення руху товарів і тари на рахунках бухгалтерського обліку.

У випадку, якщо в бухгалтерії облік ведеться в кількісно-сумовому виразі, а приймання і відпуск товарів здійснюється за нетаксованими документами, формою звітності є супровідний реєстр. Матеріально-відповідальна особа підписує реєстр, в якому зазначає найменування, номери і кількість документів, що додаються. Залишки і рух і товарів в реєстрі не відображаються. На підприємствах оптової торгівлі облік товарів ведеться за ціною придбання, яка разом з витратами, пов'язаними з таким придбанням, формує первісну вартість оприбуткованих товарних запасів. При цьому повинен бути забезпечений їх кількісно-вартісний облік в розрізі найменування товарів.