Розділ «Модуль 3. Організація створення документів»

Дещо пізніше, у працях російського вченого А.М.Корольова під реквізитом розумівся логічно невід'ємний елемент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об'єкта чи процесу. У тексті, що обробляється, реквізити "подаються мов би атоми", з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець [4].

Вітчизняний документознавець проф. Н.М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це "сукупність обов'язкових даних документа, встановлених стандартом або нормативним актом" [6]. Основну функцію реквізитів автор бачить у забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, дослідниця стверджує, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних даних документа.

Російський науковець Ю.А. Шрейдер запропонував розглядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію.

Інформація - це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію.

Метаінформація - це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи й виконувати свої певні функції [16].

Характерною відмінністю між інформацією та метаінформацією є те, що інформація може існувати окремо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції без включення в конкретну інформаційну систему, наприклад, у вигляді надпису.

Метаінформація може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального документного масиву, його реквізитами, а також особливостями технології фіксування інформації [14].

Представник структурно-правового підходу, російський дослідник С.І.Семілєтов у структурі документа виділив змістову інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змістової інформації й характером правовідносин. Реквізитами він називає "елементи про події, факти, дії та обставини, з якими пов'язані певні правовідносини або юридичні наслідки" [15].

Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню та внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься у "формі і форматі подання матеріального носія", а внутрішня - "в організації внутрішньої структури подання змістової інформації та реквізитів". На думку науковця, організація внутрішньої структури обумовлюється можливостями людини сприймати інформацію.

Так, наприклад, різні за змістом документи можуть мати один і той самий склад реквізитів та відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких "визначається технологією фіксації, матеріалом носія й особливостями руху документа" [15]. Реквізити ж служать відображенням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ.

Виокремлення реквізитів із метаінформації й послідовне закріплення за ними певного місця дозволяє створювати формуляр документа в його сучасному розумінні.

Так, формуляр-зразок службового документа, згідно Державного стандарту "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732-2004", це модель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити [2].

В електронному документі під реквізитами треба розуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ, "через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документа й виконання ним певних суспільних функцій" [14].

Усю сукупність реквізитів службового документа, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на такі групи:

- сигніфікаційні реквізити; - синтакційні реквізити;

- прагмаційні реквізити; - комунікативні реквізити;

- семантичні реквізити; - реквізити руху .

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці 3.2.

Таблиця 3.2. Класифікація реквізитів