Розділ «ТЕМА 5. ТЕХНІКА ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ»

Є три види листів, які менеджеру завжди слід писати від руки: листи з висловлюванням співчуття, вдячності, запрошення та відповіді на них. Інші ділові листи складають у друкованому вигляді.

У діловому світі певну роль відіграють рекомендаційні листи. Вони можуть бути свідченням повноважень тих осіб, що беруть участь у переговорах, а також містити в собі інформацію, яку передає одна особа іншій щодо третьої особи. На підставі такої інформації може прийматися рішення, наприклад, про прийняття на роботу або надання кредиту. Згідно з правилами щодо написання рекомендаційного листа, він повинен складатися з таких розділів:

• вступу, в якому автор представляється адресату і коротко описує умови, за яких він познайомився з особою, якій він пише листа;

• характеристики, в якій наводиться інформація про освіту, рівень підготовки і досвід особи, що рекомендується, риси її характеру та здібності, які можуть згодитися адресату;

• прохання до адресата ознайомитися з відповідними документами особи та призначити їй зустріч;

• заключної частини, де висловлюється вдячність за увагу до висловленої рекомендації.

Нині важко уявити собі ділову людину, яка б не мала візитної картки. Така картка не тільки представляє свого володаря, а й може ще передати багато додаткової інформації. Візитна картка — це документ, який, по-перше, має певний стандарт і, по-друге, містить достовірну і достатню інформацію про її власника. Відомий журналіст В. Цветов, який багато років працював в Японії, розповідає, що японець, наприклад, майже впадає у відчай, якщо у людини, яка до нього звертається, немає візитної картки [361]. Як правило, таку картку виготовляють з білого тонкого матового картону (розмір 5x9 см), на якому друкарським способом чітко зазначено прізвище, ім'я та іншу інформацію (назву організації, посаду, адресу, телефони, номер електронної пошти тощо), яку менеджер хоче про себе повідомити. Шрифт має бути таким, щоб добре читався, інформація подається стисло, але зрозуміло; картка повинна мати стандартний розмір [217]. Візитна картка не тільки містить ті відомості, які хотіли б про себе подати, а й сприяє збереженню в іншої людини того іміджу, який нам хочеться створити.

Ділова візитна картка, звичайно, друкується державною мовою тієї країни, яку представляє її власник. Для ділових стосунків з іноземними партнерами, можна з іншого боку візитки продублювати текст їхньою мовою, що полегшить знайомство та встановлення ділових стосунків. Проте краще мати для цього односторонні візитки, зроблені мовою своїх іноземних партнерів.

На візитках у нижньому лівому кутку можна робити помітки, які прийняті у діловому світі, зокрема [217]:

Р.Р. — з метою представлення, встановлення знайомства (картку вкладають у конверт з рекомендаційним листом);

P.F.C. — як виявлення задоволення і зацікавленості у тривалих стосунках, при цьому картка надсилається після знайомства;

Р.Р.С. — з метою повідомлення про від'їзд та відсутність можливості попрощатися особисто;

PJ?. — для привітання зі святом, картка при цьому подається разом з подарунком, букетом квітів, якоюсь рекламною продукцією;

PJ?.FJf. — для привітання з приводу національного свята;

P.F.AT.A. — для привітання з приводу Нового року;

PJL — для висловлювання подяки;

Р.С. — з приводу висловлювання співчуття;

P.R.V. — візитку з такими літерами надсилають разом з відповіддю про те, що запрошення прийнято.

Протоколісти вважають, що не відповісти на запрошення — це серйозна помилка у ділових відносинах [217, с. 180—189].

Візитна картка подається повернутою текстом до співрозмовника, завдяки чому він відразу зможе її прочитати.