Розділ «ТЕМА 5. ТЕХНІКА ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ»

• викласти у дохідливій формі проблему, розбивши її на декілька етапів;

• використати у виступі аудіовізуальні та інші допоміжні засоби (таблиці, схеми, діаграми);

• за допомогою запитань з'ясувати, як аудиторія зрозуміла сказане;

• сформулювати пропозиції до присутніх;

• обов'язково показати, що кожен із присутніх може втратити, якщо не підтримає запропоновану ідею;

• роздати запрошеним підготовлені заздалегідь матеріали (буклети, проспекти, схеми тощо) та маленькі сувеніри на згадку про презентацію;

• з'ясувати, чи у присутніх є якісь запитання до ініціаторів зустрічі і відповісти на них;

• обов'язково висловити присутнім подяку за те, що вони надали можливість представити їм свою ідею, а також сподівання на подальші спілкування та взаємодію.

Якщо презентація буде невдалою, то присутні на ній навряд чи захочуть витрачати в подальшому свій час і свою увагу (а тим паче гроші) на цю проблему. Тобто від результатів презентації певною мірою може залежати професійне майбутнє менеджера.

5.5. Методи обговорення проблем

Методом, який допомагає виявити істину через зіставлення різних поглядів, знайти правильне розв'язання проблеми, є дискусія (іноді дискусію вважають формою колективного обговорення проблем). Психологи розглядають дискусію як обговорення якихось питань з людьми, які реально або уявно беруть участь у процесі обмірковування [229, ч. 1, с. 189]. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити. Багато в чому визначає ефективність дискусії добір теми для обговорення. Звичайно, краще формулювати її проблемно. Якщо тема дискусії є занадто складною, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам було легше визначитись щодо основних понять. Як правило, для такого вступу відводиться 15—20 хвилин, для виступу — 3—5 хвилин.

Є певні вимоги до поведінки учасників дискусії. По-перше, вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію. По-друге, кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять. По-третє, всім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки. Не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники починають тяжіти до тих людей, думки яких для них є близькими. При цьому виникають певні групи, найчастіше так звані "меншість" та "більшість". Іноді вважається, що істина належить "більшості", а "меншість" сприймається як дестабілізуючий фактор. Проте прогресивна думка часто належить саме "меншості", і саме "меншість" стимулює

"більшість" подивитися на проблему під іншим кутом зору, викликає творчу активність у присутніх.

Готуючи і проводячи дискусію, треба враховувати певні етичні та психологічні вимоги до неї. Якщо учасники дискусії матимуть єдину мотивацію, то прагнутимуть знайти відповіді на питання, що їх хвилюють. Якщо вони не будуть добре поінформовані про предмет обговорення, то не витрачатимуть час на дискутування з приводу "білих плям". Водночас, якщо інформацію з питання вони матимуть вичерпну, то дискусія не матиме сенсу. Чим гостріший інтерес, тим більшу користь всім принесе обговорення. Якщо дискусія відбуватиметься в атмосфері доброзичливості та поваги, то учасники розійдуться з почуттям задоволення від проведеної роботи.

Для того щоб дискусія була корисною і сприяла ефективному розгляду порушеної проблеми, варто дотримуватися певних правил:

• не провокувати в опонента стан афекту, гніву, роздратування, щоб послабити його позицію або спровокувати до логічних помилок;

• не принижувати гідності опонента, виявляти повагу до нього;

• не відволікати від предмета обговорення;

• не припускати звинувачень на адресу опонента;