Розділ «Теоретичні відомості»

Обмін даними.

Існують різні способи передачі даних з однієї бази даних Access в іншу. Найбільш простим з них є копіювання й вставка даних, однак імпорт і зв'язування даних забезпечують більше широкі можливості керування переданими даними й способами їхнього перенесення в кінцеву базу даних.

У процесі імпорту даних з однієї бази даних Access у кінцевій базі автоматично створюється копія даних або об'єктів без зміни даних джерела. Під час операції імпорту можна обирати об'єкти для копіювання, управляти параметрами імпорту таблиць і запитів, указувати належний імпорт зв'язку між таблицями тощо.

Звичайні сценарії імпорту даних або об'єктів з бази даних Access.

Звичайно імпорт даних здійснюють з таких причин:

1) Дві бази даних можна об'єднати, копіюючи всі об'єкти однієї бази даних в іншу. У ході імпорту можна за одну операцію скопіювати в іншу базу дані всі таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі, а також зв'язки таблиць.

2) Можна створити кілька таблиць аналогічних таблицям, які існують в іншій базі даних. Копіювати можна таблицю цілком або тільки визначення таблиці, щоб не створювати структуру таблиць вручну. Якщо імпортується тільки визначення таблиці, буде створена порожня таблиця. Інакше кажучи, у кінцеву базу даних копіюються тільки поля й властивості полів - самі дані таблиці не копіюються. Ще однією перевагою імпорту в порівнянні з операцією копіювання й вставки є можливість імпорту зв'язків між таблицями разом з імпортом самих таблиць.

3) Може знадобитися скопіювати в іншу базу даних набір зв'язаних об'єктів (наприклад, скопіювати таблицю "Рослини" і форму "Рослини"). Імпорт дозволяє в одній операції скопіювати об'єкт і всі пов'язані з ним об'єкти в іншу базу даних.

Зв'язування даних проводять у таких випадках:

1. В організації використовується кілька баз даних Access, однак дані деяких таблиць, наприклад, таблиці "Рослини", повинні бути загальними в різних базах даних. Замість дублювання таблиці в кожній базі даних можна зберігати її в одній базі даних і створити зв'язки з нею з інших баз даних.

2. Робочим групам або відділам потрібно додавати дані в базу даних організації й використовувати їх, але структура таблиць у базі даних організації повинна змінюватися централізовано.

Імпорт даних з бази даних Microsoft Access.

У процесі імпорту даних виконуються такі основні кроки:

- підготовка до операції імпорту;

- запуск майстра імпорту;

- при необхідності збереження параметрів імпорту як специфікація для подальшого використання.

Наступні покрокові інструкції пояснюють виконання кожної з дій.

Підготовка до імпорту.

1. Знайдіть вихідну базу даних і визначте об'єкти, які потрібно імпортувати. Якщо формат вихідного файла MDB або ACCDB, можна імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі. Якщо формат вихідного файлу MDE або ACCDE, можливий імпорт тільки таблиць.