Розділ 3. Технології організації інформації

Тема 1. Технології створення та обробки текстової, графічної та мультимедійної інформації. Геоінформаційні системи

1. Концепція електронного документа.

Документи є основним інформаційним ресурсом підприємств і організацій. Документообіг є складовою частиною документаційного забезпечення управління, мета якого - інформаційне забезпечення діяльності установи, її документування та зберігання раніше створеної управлінської інформації.

Документообіг - це неперервний процес руху документів, що показує діяльність підприємств і дозволяє оперативно керувати виробничими процесами на підприємстві.

Документаційне забезпечення управління безпосередньо залежить від управлінських рішень, і як процес включає три складові:

- інформаційну підтримку рішень, тобто забезпечення прийнятого рішення інформацією (документами);

- документування рішення;

- контроль за його виконанням.

У наш час застосовується як традиційне діловодство (на паперових носіях інформації), так і електронний документообіг. Ефективне управління процесами на підприємстві певною мірою залежить від побудови системи електронного документообігу. Основним поняттям такої системи є електронний документ. Його статус закріплений Законом України "Про електронні документи й електронний документообіг".

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

До обов'язкових реквізитів електронних документів відноситься електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується утворення електронного документа.

Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) застосовується для підпису електронних документів як фізичними, так і юридичними особами з метою надання документу юридичної чинності.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Звернемо увагу на правовий статус електронного документа і його копії. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

2. Електронний офіс. Інформаційні технології автоматизації офісу.

Технології автоматизації офісу

Нині існує безліч програмних продуктів, що забезпечують інформаційні технології автоматизації офісу. До загальних технологій відносять: текстові та табличні процесори, системи керування базами даних, електронну пошту, електронний календар, комп'ютерні конференції, відеотекст, системи автоматичної конвертації документів в електронний вигляд. До функціональних призначень: створення й обробка текстових документів, численні операції над даними, представленими в табличній формі, створення й підтримку в актуальному стані баз даних, що містять різні відомості про систему керування й виробничу діяльність фірми, зберігання й відправку повідомлення партнерам по мережі.

До спеціалізованих програм управлінської діяльності: ведення документів, контроль за виконанням наказів, управління проектами, тощо. До можливостей електронного офісу можна віднести: планування подій і фіксація їх результатів (зустрічей, дзвінків тощо), оперативне планування і контроль виконання робіт у проекті, контроль за виконанням завдань і доручень, єдине сховище завдань і поточних справ співробітників, документів, управління правами доступу до завдань та файлів, можливість спільної роботи з даними, ефективну систему пошуку документів як за їх властивостями, так і за змістом, автоматизацію основних процесів документообігу, таких як реєстрація, розгляд, узгодження документів та виконання завдань, ведення ділової документації, надання звітів, ведення бази клієнтів і контактних осіб, організація ефективної взаємодії компанії з клієнтами, організація спільної роботи підрозділів компанії.

Інтегрований комплекс програм, який задовольняє професійні вимоги агронома, дозволяє проаналізувати процес виробництва, автоматично підготувати відповідну документацію, скласти виробничі, агротехнологічні плани, маючи при цьому базу даних полів, сівозмін, сільськогосподарських заходів, історії полів, структур, провести розрахунки використання матеріалів, техніки і робочої сили.