Розділ «3.5. ДІЛОВІ ЛИСТИ»

Ділові листи — надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок дня працюючого.

Як правило, ділові листи пишуться на бланках організації/ компанії, для яких варто вибирати папір найвищої якості, яку дозволяє бюджет установи. Не варто використовувати офіційні бланки для персональних листів, у такий спосіб ви можете внести непорозуміння, що буде виявом непрофесіоналізму.

Більшість ділових листів пишуться з наміром спонукати адресата на певну відповідь. Виходячи з цього, намагайтеся, щоб написане вами було ефективним, чітким, наполегливим, але при цьому звучало доброзичливо і ні в якому разі не містило помилок.

Пишучи ділові листи, пам'ятайте поради спеціалістів з ділового етикету:

· Використовуйте папір найвищого ґатунку.

· Ніколи не відправляйте лист, написаний під впливом емоцій, раніше, ніж через 24 години з моменту написання (ви будете мати можливість подивитися на написане "свіжими" очима, без емоцій).

· Сплануйте, продумайте лист перед тим, як сісти його писати — визначте, що саме ви хочете сказати і в якій послідовності.

· Після обдумування напишіть текст. При цьому використовуйте пряму мову; вживайте активну лексику; варіюйте структуру речень; чітко формулюйте думки і викладайте їх у спокійному, дружньому тоні.

· Закінчивши лист, перечитайте його з тим, щоб за необхідності уточнити або обновити наведені дані, використану інформацію.

· Відредагуйте лист: перевірте правильність написання слів, побудови речень; оцініть його стиль, тон та зміст.

· Ще раз відредагуйте лист, а тільки потім можете його підписувати і відправляти.

· Усі ділові листи мають стандартну структуру:

· Дата відправлення (число, назва місяця повністю, рік).

· Реєстраційний номер (номер відповідного відділу, файла).

· Адреса отримуючої сторони:

- повне ім'я особи та повна офіційна назва посади, яку вона обіймає;

- повна назва компанії/організації/установи;

- поштова адреса.

· Звертання. Як правило, це — "Шановний пане...", "Шановна пані...". Завжди використовуйте прізвище особи, коли не певні у прийнятності використання імені. У такому випадку краще бути більш формальним. Ви можете використати ім'я лише тоді, коли маєте дружні стосунки з людиною і знаєте, що звертання по імені буде сприйняте нею як належне. Звертання по імені можливе і тоді, коли ви отримали відповідний дозвіл безпосередньо від конкретної особи.