Розділ «7.2. НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО»

Засідання можна порівняти з театральною постановкою — всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) ГОЛОВУЮЧОГО ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ ДО ЗАСІДАННЯ

Визначати мету та завдання засідання

Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.

Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.

На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2—3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.

Дотримуватися порядку денного

Сприяти проведенню дискусії

Вміла організація та проведення дискусії (спрямування ЇЇ у необхідному напрямку) — дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".

Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.

Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"

Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.

Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.

У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.

Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення . Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.