TextBook Усі слова мають силу, при цьому написані слова мають силу, яка відчувається довше. Якщо ви написали щось на папері, ви не можете забрати це назад.
Хоч ця книга не є книгою про письмо, існує етикет письма, про який важливо пам'ятати, кожен раз збираючись щось написати. Зрозуміло і очевидно, що ви не хочете нікого образити написаним. Так само ви не бажаєте надати будь-кому докази вашої неорганізованості або ж неповаги до часу адресата (людини, якій ви направляєте, адресуєте написане).
Вдало використовуючи слова, ви можете створити у інших позитивне враження про себе, посилити свій професійний імідж. Розуміння моменту, коли необхідно писати; знання того, як саме скласти діловий лист; коли направляти лист-подяку — усі ці вміння та навички є абсолютно необхідними у роботі будь-якого бізнесмена.
Вам необхідно, щоб написане вами було простим, чітко і ясно сформульованим і, як результат, легкозрозумілим. Вживання неадекватних слів та виразів (надто простих або ж непотрібно "високих"), відсутність чіткої структури в написаному, неохайний вигляд документа вважаються поганими манерами і є виявом низького професіоналізму.
Навіть, якщо адресат не згоден з викладеними вами думками і запропонованими ідеями, він безумовно оцінить ваше вміння чітко, ввічливо спілкуватися. Дуже обережно вибирайте слова, приділяйте максимальну увагу тому, що пишете, використовуйте при цьому усе своє вміння та майстерність — це принесе безсумнівну користь вашій професійній репутації.
КОЛИ ПИСАТИ
ОСНОВИ БУДЬ-ЯКОГО ПИСЬМОВОГО ПОВІДОМЛЕННЯ
ПІДГОТОВКА ДО НАПИСАННЯ ДОКУМЕНТА
Значна частина, якщо не більшість, роботи щодо написання будь-якого матеріалу чи документа насправді відбувається до того, як ви берете ручку чи сідаєте за комп'ютер. Цей етап у підготовці можна визначити як "час до написання". Багато людей намагаються уникнути цього етапу. Деякі не планують, що саме вони будуть писати, вважаючи, що це занадто складно або ж забирає багато часу. Інші — тому, що поспішають розпочати роботу (написання) і скоріше побачити результати. Є і такі, що просто не знають, як саме продумувати, готувати документ.
Дійсність свідчить, що без попереднього обдумування важко написати щось логічно і зв'язано. Важко викласти ідею, яку ви не продумали до кінця і не обдумали з усіх боків. Як правило, неорганізоване письмо є результатом неорганізованих думок. Ніякі слова не можуть заховати безлад мислення.
Для того, щоб розпочати і швидко організувати свої думки, насамперед з'ясуйте: а) кому ви пишете; б) що ви хочете сказати. Також визначте, який ви бажаєте побачити результат від написаного вами.
Запишіть основну тему на папері, а потім дайте вашим думкам вільно опрацьовувати її, записуючи усі ідеї, які з'являтимуться. Не оцінюйте їх на цьому етапі, головне зараз — нічого не пропустити. Для такого обдумування варто відвести конкретний час, щоб не перетворити цей процес у безкінечний. До того ж, очевидно, ви будете мати конкретну дату, до якої маєте закінчити написання. Після того, як усі положення і пункти будуть записані, уважно прочитайте їх і оцініть (що ви будете вносити в документ/матеріал, а що просто відкинете). Оцінивши всі елементи, розмістіть їх у логічній послідовності, враховуючи структуру документа.
ПИШЕМО ДОКУМЕНТ
МОВА ТА СТИЛЬ ДІЛОВОГО ДОКУМЕНТА
3.5. ДІЛОВІ ЛИСТИ
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Корпоративна культура: діловий етикет» автора Н.Л.Тимошенко на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.4. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ПІДГОТОВКИ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ“ на сторінці 1. Приємного читання.