Розділ «ПІДГОТОВКА ПОРЯДКУ ДЕННОГО/РЕГЛАМЕНТУ»

Навіщо при підготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робити тому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, коли ми маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засідання каже його учасникам:" Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось — яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожного присутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не дає можливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.

Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи, учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінують час кож* ного з учасників і саме для його збереження та ефективного використання підготували дієвий, ефективний розклад роботи.

При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелік питань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядку денного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести на проведення заходу і коли його краще проводити.

Попередня підготовка порядку денного

Визначення тривалості засідання

Встановлення перерв

Люди можуть висидіти без перерви максимум 90 хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бути занадто довгим.

Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку — 5—7 хвилин — перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по 5—7 хвилин, ніж одну, яка триватиме 15 хвилин.

Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна зв'язатися по телефону.

Визначення дати і часу проведення засідання

Безпосереднє складання порядку денного

Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає від 10 до 15 відсотків усього часу, відведеного для заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхідне представлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу; встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий та секретар засідання; переглядається порядок денний.

Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.

Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет", — це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити " голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.

Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи — відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.

Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.

Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту, — надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останніЙ(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.

Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.

Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути. Маючи перед собою подібний документ, учасники: а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися, б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.