Розділ 6. Технічне обладнання офісу: новий етикет

Дуже часто офісна техніка допомагає у наших справах, не менш рідко та сама техніка забирає у нас значну кількість часу. Хто не був роздратований, отримавши абсолютно не терміновий і не потрібний телефонний дзвінок під час роботи над важливим проектом? Можливо, хтось в останню хвилину перед зустріччю збирався зробити 20 копій звіту, а в результаті опинився перед копіювальною машиною, у якій не було паперу і стояв непідходящий розмір.

Проблема, звичайно, полягає не у самій техніці, а в людях, які її використовують. Використання техніки, за допомогою якої ми можемо швидше й ефективніше співпрацювати з людьми, віддаленими від нас на значну відстань, не знімає необхідності бути ввічливими і поважливо ставитися до інших. Навпаки, саме нежива природа техніки посилює потребу у сердечних, людяних контактах. Як би нам не хотілося, зіткнувшись з грубістю та неповагою, звинуватити техніку, ми знаємо, що насправді відповідальною е людина.

6.1. ВЕДЕННЯ ТЕЛЕФОННИХ РОЗМОВ

КОЛИ ДЗВОНЯТЬ НАМ

ЩО ГОВОРИТИ

ЯК ГОВОРИТИ

· Відповідаючи на телефонний дзвінок, говоріть чітко, зрозуміло, приємним голосом. Це буде свідченням як вашого професіоналізму, так і уважного, поважливого ставлення до особи, що телефонує.

Під час розмови по телефону те, що ви говорите, і те, як саме ви це говорите (інтонація, тон вашого голосу), мають особливе значення, тому що візуальні компоненти вашого професійного іміджу (те, що бачать ваші співрозмовники при особистій зустрічі з вами) відсутні. Назвавши лише своє ім'я та організацію, ви можете створити про себе враження як про зацікавлену, готову до співпраці, привітну, або ж, навпаки, байдужу, холодну людину. Подальша розмова, як правило, буде розвиватися на основі першого враження від ваших слів.

Варто взяти за правило ставитися до тих, хто вам телефонує, так, як ви ставитесь до гостей у вашому офісі чи вдома. У такий спосіб ви доб'єтесь їхньої поваги та доброзичливого ставлення. Ввічливість та люб'язність щодо осіб, які телефонують, підвищать як ваш професійний імідж, так і репутацію організації, у якій ви працюєте.

· Намагайтеся, щоб співрозмовник не відчував, що ви обмежені у часі, навіть якщо воно так і є. За допомогою невеликої практики, а також глибокого вдиху, ви можете створити враження, що маєте стільки часу для бесіди, скільки це необхідно. Якщо ж вам зателефонували у зовсім непідходящий час, запитайте, чи можете ви передзвонити пізніше та назвіть конкретний час.

· Говоріть повільно та зрозуміло. Звертайте увагу на те, як ви вимовляєте слова. Посміхніться, щоб ваш голос звучав з достатнім оптимізмом.

· Стежте за тоном вашого голосу. Не шепотіть, не кричіть і не підвищуйте голосу.

· Ніколи не їжте та не жуйте гумку, розмовляючи по телефону. Якщо ви відчуваєте, що зараз чхнете або почнете кашляти, відверніться і закрийте рот або трубку рукою, а потім вибачтесь.

· Уникайте сторонніх розмов. Якщо телефон задзвенів під час вашої розмови з кимось із присутніх, перед тим, як підняти трубку закінчіть, те що говорили, навіть якщо це буде "Вибачте, будь ласка". У тому випадку, коли під час телефонної розмови, вам необхідно перерватися, щоб коротко переговорити з кимось із присутніх, вибачтесь перед особою, яка зателефонувала. Якщо вам необхідно з'ясувати щось у присутніх у кімнаті для того, щоб допомогти людині, яка подзвонила, запитайте її, чи згодна вона зачекати, або скажіть: "Я зараз подивлюся/перевірю". У такий спосіб ви дасте їй зрозуміти, чому ваша увага буде переключена на іншу особу.

· Враховуйте можливість почути співрозмовником сторонні звуки у приміщенні, з якого ведеться розмова. За

необхідності перейдіть у більш тихе місце, закрийте вікно, вимкніть радіо.

· Не слід під час розмови без гострої потреби друкувати на комп'ютері, людина, що подзвонила, може почути звук та розцінити його як вияв вашої неуваги та неповаги до неї.

· Якщо на лінії з'явилися шуми або ж розмова час від часу переривається внаслідок технічних причин, запропонуйте передзвонити. Більш ввічливим буде витратити час, щоб позбутися технічних проблем (сторонніх звуків), аніж протягом усієї розмови бути роздратованим і не зосередженим.

· Не затягуйте розмову. Короткі розмови бережуть час, і ваші співрозмовники будуть вдячні за це. Звичайно, всі із задоволенням сприймають певну міру особистих запитань, наприклад: "Як поживаєш?" або "Якою була Ваша поїздка?*', але детальне обговорення особистих проблем, як і затяжна розмова ні про що, — непідходяще заняття у ділових ситуаціях і, як правило, не цікаве для більшості людей.