Розділ «3.5. ДІЛОВІ ЛИСТИ»

Намагайтеся уникати формулювання "Кого це стосується". Як правило, значна частина, якщо не більшість, листів з подібним звертанням закінчує своє життя у смітнику, їх викидають співробітники, які думають, що цей лист їх не стосується. Навіть якщо лист залишиться для розгляду, пройде багато часу, аж поки він дійде до відповідного офісу.

· Початок. Як правило, у ньому викладається основна тема/ мета листа.

· Основна частина. В ній обговорюються необхідні положення, наводяться факти або опис, надається відповідне пояснення.

· Закінчення. Містить перелік заходів, які вживатиме сторона, що відправляє лист, або називаються дії, що очікуються від сторони-адресата.

· Заключний комплімент. Вибирається залежно від того, наскільки знайомі сторони та які у них стосунки ("Усього найкращого", "Найкращі побажання", "З повагою" і т. ін.).

· Підпис особи — автора листа. Як правило, тут вживається повне ім'я, хоч у випадках більш близьких відносин можливе вживання лише імені. При бажанні можна вказати всі почесні звання, титули особи, яка підписала лист.

· Примітки. Якщо лист був надрукований іншою особою, тут ставляться її ініціали. У тому випадку, коли до листа докладається інший документ/документи, ви можете поставити відповідну відмітку — "Вкладення". Якщо ви надсилаєте копії листа комусь іще, крім названого вище адресата, можливо написати: "Копії", а потім у алфавітному порядку назвати імена людей, яким відправлена копія.

Відмітка "Копії" вказує адресату, що крім нього є співробітники, які також пов'язані з вирішенням конкретного питання. Для інших осіб та відділів, що отримали копії, ця відмітка є свідченням того, що до них можуть звертатися при вирішенні цього питання.

Якщо ви відправите копію листа особі, яка обіймає вищу посаду, ніж адресат, він може розцінити такі дії як вияв вашого сумніву щодо його здатності вирішити це питання самому. Для того, щоб уникнути подібної небажаної ситуації, варто пояснити ваші дії у головній частині документа, сказавши, наприклад: "Я надсилаю копію цього листа для ознайомлення керівнику Вашого відділу. Він особисто попросив мене зробити це під час засідання у минулу п'ятницю". Відправлення копій листа іншим особам без повідомлення про це адресата є виявом непрофесіоналізму та поганих манер.

ВІДПОВІДЬ НА ЛИСТИ