РОЗДІЛ 4. ДІЛОВЕ СПІЛКУВАННЯ ТА ФОРМИ ОБГОВОРЕННЯ ДІЛОВИХ ПРОБЛЕМ

• робіть спроби перейти від монологу до діалогу;

• давайте змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

• викладайте свою інформацію чітко, коротко й послідовно;

• добирайте способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо);

• викладайте докази в коректній формі.

Після інформування присутніх і відповідей на питання настає основний етап ділової бесіди — аргументування висунутих положень.

За спостереженнями науковців, аргументація — найважча фаза і бесіди, і переговорів. Тому потрібно користуватися достовірними даними і лише тими, які сприймаються партнерами. Для цього дію аргументів радять перевіряти додатковими запитаннями для контролю за рівнем розуміння та сприйняття їх співрозмовником .

Велике значення має обмін предметними позиціями й вироблення рішень, фіксування домовленості і вихід із контакту (співрозмовники мають підбити підсумки бесіди, зафіксувати взаємні зобов'язання й розподілити ініціативу щодо реалізації ухвалених рішень)1.

На цьому етапі формується попереднє враження, займається конкретна позиція. За допомогою аргументів можна повністю або частково змінити позицію і враження вашого співрозмовника, пом'якшити суперечності, критично розглянути положення і факти, викладені учасниками бесіди.

У всіх випадках аргументацію слід вести коректно.

Для досягнення більшої переконливості аргументації слід дотримуватися простих правил:

• пристосовуйте аргументи до особистості вашого співбесідника, зважайте на його смаки та переконання, на його манери ведення справ;

• використовуйте термінологію, яка зрозуміла вашому співбесіднику;

• не забувайте, що зайва переконливість викликає опір зі сторони співбесідника, особливо якщо у нього агресивна натура;

• уникайте формулювань, що ускладнюють аргументацію;

• намагайтеся як можна наочніше викласти свої докази.

Останній етап бесіди — завершення. Успішно завершити роботу — це означає досягти завчасно накресленої мети бесіди. На останньому етапі вирішуються такі завдання:

♦ досягнення основної мети або альтернативної (іншої) мети;

♦ забезпечення теплої атмосфери (навіть, якщо ви не досягли мети — позитивного результату);

♦ стимулювання співбесідника до виконання накреслених дій;