Розділ «Теоретичні відомості»

Microsoft Access працює з наступними типами даних, які можуть міститися у полі:

- текстовый - тип даних, який використовується для збереження звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів);

- поле MEMO - спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту (до 65 535 символів);

- числовой - тип даних для збереження числових даних. Воно також має свій розмір (байт, ціле, довге ціле, дійсне). В залежності від розміру поле має свої властивості, наприклад, для дійсного необхідного вказати розмір десяткової частини числа;

- дата/время - тип даних для збереження календарних дат і поточного часу. Мають свої формати (повний, довгий, середній, короткий);

- денежный - тип даних для збереження грошових сум. В цьому випадку комп'ютер відображає числа разом з грошовими одиницями;

- счетчик - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у поле) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації запису.

- поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, який призначений для зберігання об'єктів OLE, наприклад мультимедійних (картинки, музичні кліпи та відеозаписи).

З організаційної точки зору у роботі з будь-якою базою даних є декілька режимів створення таблиць:

- режим таблиці;

- конструктор таблиці;

- майстер таблиці;

- імпорт таблиці.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.

У режимі конструктора користувач задає:

- назви полів методом введення назв;

- тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

- описи полів, які є необов'язковими;

- властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.