Розділ «9.4. ВДАЛЕ ЗАВЕРШЕННЯ ДІЛОВОЇ ПОЇЗДКИ»

Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження, повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо ви раніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний час зразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тільки він) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отримати повний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєте бути готові. Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язану з вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:

· Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим, які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки ви вели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отримали під час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткіше сформулювати висновки та пропозиції.

· Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодо правил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильність вашої мови..

· Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашою поїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо, отримали від своїх партнерів.

· Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, у яких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідності відправити їх якнайшвидше.

· Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте інформативні довідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете використати цей список при підготовці листів-подяк, а за відповідних умов — для відправки невеликих підходящих подарунків.

· Свій робочий графік після повернення з поїздки складіть таким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів, пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готові відповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершенню справ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.

· Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими ви працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і т. ін., будьте максимально позитивні. Уразі, коли під час поїздки виникли проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.

· Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивному вирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багато означає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливість проявити себе.