Розділ «5.5. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ І БЕЗПЕКА ОФІСНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА МАТЕРІАЛІВ»

· Ніколи не залишайте без догляду конфіденційні документи на вашому робочому столі.

· Не надавайте іншим змоги читати конфіденційні матеріали, які знаходяться на вашому робочому столі або на екрані комп'ютерного монітора. Завжди перегортайте документ написаним униз або ж закривайте його у шухляду/ сейф, коли не працюєте з ним.

· Не діліться конфіденційною інформацією ні з ким із родичів, близьких чи знайомих, як би вам цього не хотілося.

Якщо ж ви все-таки вирішили розказати комусь про те, що пов'язане з вашою роботою і має закритий характер, заздалегідь попередьте цю особу про свій намір. Це надасть вашому співрозмовнику можливість зрозуміти, що, отримавши від вас відповідну інформацію, він у майбутньому може потрапити у складну, або ж невигідну для себе ситуацію.

У разі, коли ви опинилися у подібній ситуації і хтось має намір поділитися з вами конфіденційною інформацією, дайте зрозуміти співрозмовнику можливі наслідки його відвертості. Нехай він ще раз зважить усі "за" і "проти", оцінить, наскільки необхідно і варто розкрити закрите. Часом буває дуже складно, і навіть неможливо, сприйняти на основі конфіденційності інформацію, яка має важливе значення для вашого бізнесу. Про це необхідно одразу і недвозначно попередити співрозмовника для того, щоб у майбутньому, коли ви передасте почуте своїм партнерам, начальству і т. ін., не постало питання про вас як людину, якій не можна довіряти.

Ми усі інколи робимо випадкові помилки, передаючи без усякого наміру інформацію, яку ми отримали як конфіденційну (те, що називається "злетіло з язика"). Найкраще, що можна зробити у подібній ситуації, — вірити, що ця обмовка буде розцінена вашими колегами, начальством, партнерами саме так (як прикра помилка, а не застаріла звичка), і намагатися не допускати подібного у майбутньому.

Сучасні технології значно полегшують роботу і взаємні контакти бізнесменів. Водночас сучасні технології полегшують бажаючим можливість використати конфіденційну інформацію, якою володіє ваша фірма, компанія чи організація. Ось чому інформаційна безпека є невід'ємною складовою ділового етикету. Врешті-решт, що може бути більш неввічливим, ніж створення можливості для того, щоб конфіденційні матеріали вашої компанії попали в чужі руки?

Багато компаній мають конкретно визначені, чіткі правила збереження офісних матеріалів та їх безпеки. Якщо ви не знаєте, якою є політика вашої організації у цій сфері, запитайте у своїх колег, начальника. І ніколи-ніколи не залишайте комп'ютерні диски біля ксерокса чи у кімнаті/куточку відпочинку біля кавоварки!

Наведені додаткові зауваження допоможуть вам краще забезпечувати інформаційну безпеку вашого офісу, фірми чи компанії:

· Працюючи з представниками інших організацій, переконайтесь у тому, що обсяг інформації щодо діяльності вашої фірми, яку ви надаєте діловим партнерам, не перевищує необхідного для виконання певного конкретного завдання.

· Якщо ви використовуєте конфіденційні матеріали під час ділової зустрічі, не виймайте їх заздалегідь, зробіть це у необхідний момент. Після використання зразу ж заховайте документи у портфель чи складіть їх у файл.

· Закінчивши роботу і збираючись додому, заховайте та закрийте усю важливу документацію. Якщо ви належите до людей, у яких хочеш-не хочеш завжди "гори" паперів навкруги, переконайтесь, що "гори", які лишаються без догляду, не містять ніякої конфіденційної інформації, а всі документи надійно сховані.

· Перекладаючи будь-куди конфіденційні матеріали, складіть їх у конверт чи папку. Якщо ви виходите з такими документами зі свого кабінету чи індивідуального робочого місця, вони мають знаходитися у вашому закритому портфелі.

· Якщо за певних умов ви змушені відправити конфіденційні матеріали поштою, складіть їх у конверт з позначкою "Конфіденційно", а після того покладіть цей закритий спеціальною печаткою конверт у інший, який також має відповідну позначку. У такий спосіб ніхто не зможе зробити вигляд, що не бачив попередження.

· Ніколи не викидайте конфіденційні матеріали у смітник. Знищуйте їх.

Очевидно, що відповідні співробітники вашої фірми стежать за безпекою документів, які існують в електронному вигляді, встановлюючи спеціальні коди, шифри, паролі і т. ін. Знайте усі існуючі у вашому офісі подібні засоби, безпомилково і постійно використовуйте їх.

Назвемо кілька можливих способів захистити конфіденційну інформацію, працюючи на комп'ютері:

· Якщо ви залишаєте свій робочий стіл хоч на хвилину, увімкніть економічну заставку та заблокуйте комп'ютер

паролем. Якщо ви не знаєте, як це зробити, запитайте у співробітника, який відповідає за питання такого роду.

· Роздруковуючи інформацію з комп'ютера на принтері, яким крім вас користуються інші співробітники, зразу ж виймайте надруковане.