TextBook o Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище; ініціал(и)
o Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад:
Директорам центральних державних архівів України
До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса, відомості про яку записують відповідно до правил надання послуг поштового зв'язку, наприклад:
Вища атестаційна комісія України, вул. Хрещатик, 24, м. Київ, 01001
Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад,
Сергунько Олексій Семенович вул. Римарська, буд. 7, кв. 24, м. Харків, 61057
Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад,
ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2009
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувально-го документа у називному відмінку, наприклад,
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомархіву України
16.05.2009 №40
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників, наприклад,
Додатки:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Спеціальне документознавство» автора К.В.Кислюк на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „Тема 2. Стандартизація управлінських документів“ на сторінці 2. Приємного читання.