Розділ «Тема 6. Документаційне забезпечення електронного управління»

План викладу

6.1. Основні критерії до е-управління. Стан е-управління в Україні та світі.

6.2. Документування вхідних е-документів.

6.3. Опрацювання е-документів.

6.1. Основні критерії до е-управління. Стан е-управління в Україні та світі

6.2. Документування вхідних е-документів

Основні принципи електронного документообігу викладені в Законах У країни;. ("Про електронні документи й електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" тощо). Основним організаційно-розпорядчим актом, що регламентує документальне забезпечення електронного документообігу, є Типовіш порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений Постановою КМУ від 28 жовтня 2004 р. Л° 1453.

Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому відправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунікаційні мережі загального користування здійснюється за рішенням керівника цього органа.

Відповідальність за організацію здійснення електронного документообігу в органі виконавчої влади несе його керівник. Забезпечення здійснення електронного документообігу покладається на службу діловодства.

Електронні документи, які надходять на адресу органа виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органа виконавчої влади, підлягає відхиленню у таких випадках:

o відсутності в адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;

o надходження не за адресою;

o зараження вірусом;

o негативного результату перевірки на цілісність і дійсність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у візуальній формі. Визначення, чи вимагає електронний документ обов'язкового розгляду керівником органа виконавчої влади або інших посадових осіб відповідно до функціональних обов'язків, необхідність його реєстрації, а також установлення строків виконання цього документа структурними підрозділами або безпосередніми виконавцями здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

Вхідні, внутрішні й вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері.

Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється в тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Контроль за виконанням і оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тім же порядку, що й для документів на папері.

Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку й контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі.