Розділ «Урок 3. Редагування робочих листів»

Результат навчання

Ви зможете розрізнити обов’язкове виправлення форми чи пунктуації та необов’язкове скорочення. Після редагування адресат, прохання, дата й інші факти мають лишитися тими самими.

Правило

У персональному листі до однієї конкретної людини Ви, Ваш та їхні форми пишемо з великої літери як вияв ввічливості. У листі колективу або кільком людям — з малої. Не поширюйте це правило механічно на будь-яку розмовну репліку: перевірте жанр та адресата (§ 60, п. 2).

Звертання відокремлюємо комами: «Добрий день, Оксано Іванівно!»; «Дякую Вам, Сергію, за лист». «Будь ласка» в такому проханні також виділяємо: «Надішліть, будь ласка, файл» (§ 158). Форму імені перевіряємо за попереднім уроком.

«Згідно з» у значенні відповідності потребує орудного: «згідно з графіком». «Відповідно до» — родового: «відповідно до графіка». Це граматичне керування, а не особистий смак редактора (СУМ-11, стаття «Згідно», значення 2; Кабиш, с. 69). Питання ком після обставинного звороту розглядайте окремо; сам початок «згідно з» не вимагає автоматичної коми.

Для тривалості обирайте «протягом тижня» або «упродовж тижня». «На протязі» у такому значенні не є рекомендованою літературною конструкцією для робочого листа (Кабиш, с. 68). Для участі використовуйте стійку сполуку «брати участь»; її рекомендують праці з унормування фахової мови. Не обґрунтовуйте ці висновки вигаданим параграфом правопису.

Не кожен поширений вислів іншої мови має єдиний український відповідник. СУМ-11 фіксує «займати» і в значенні перебування на посаді. «Обіймати посаду» — доречна рекомендація для ділового стилю, а не доказ безумовної заборони «займати посаду». «Займався підготовкою звіту» можна скоротити до «готував звіт», але перший вислів не стає від цього граматично неправильним.

У порівнянні дій природно написати «так само, як…» або побудувати відповідний порівняльний зворот: «Я беру участь у нараді, так само як мій керівник». Розділові знаки залежать від структури конкретного речення (§ 158). Коротка редакція має допомагати читачеві, а не змінювати прохання на наказ чи вигадувати факт.

Вісім пояснених прикладів

1. «Добрий день Оксано Іванівно!» → «Добрий день, Оксано Іванівно!» Потрібна кома перед звертанням (§ 158).

2. «Надсилаю вам звіт» → «Надсилаю Вам звіт» у персональному діловому листі одній людині. Для листа групі мала літера була б правильною (§ 60).

3. «Шановні колеги, повідомляємо Вас про нараду» → «Шановні колеги, повідомляємо вас про нараду». Адресатів кілька; звертання вже відокремлене комою (§ 60, § 158).

4. «Згідно наказу звіт подано» → «Згідно з наказом звіт подано». Виправлено керування, а не тільки стиль (Кабиш, с. 69).

5. «На протязі тижня готували лист» → «Протягом тижня готували лист». Позначаємо тривалість (Кабиш, с. 68).

6. «Я займаю посаду менеджера» можна лишити або для ділового викладу обрати «Я обіймаю посаду менеджера». Не називаємо перший варіант неіснуючим у словниках (СУМ-11, т. 3, с. 133–134).

7. «Прошу Вас звернути увагу на додаток» можна скоротити до «Зверніть, будь ласка, увагу на додаток». Це необов’язкова редакція з іншим відтінком прохання; первісна граматично правильна конструкція не потребує заміни.

8. «Вітаємо Вас, Олеге Степановичу!» → «Вітаємо Вас, Олеже Степановичу!» Можливе й «Олегу Степановичу». Для цього персонального вітального листа велика літера у Вас доречна (§ 60, § 87).

Типові помилки

Не пояснюйте норму керування тільки словом «природніше». Не ставте Ви з великої до всього відділу. Не виправляйте невідоме «вами» на «Вами» без з’ясування адресата. Не оголошуйте будь-яку довшу фразу калькою. Уникайте шаблонних позначок «неправильно» там, де йдеться про вибір редактора.