Розділ «ТЕМА 1. СПІЛКУВАННЯ ЯК ІНСТРУМЕНТ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ МЕНЕДЖЕРА»

в) основним завданням спілкування для них є продуктивна співпраця.

Під час ділового спілкування легше встановлюється контакт між людьми, якщо вони говорять "однією мовою" і прагнуть до продуктивного співробітництва. При цьому засадами їхнього спілкування є етичні норми та ритуальні правила ділових взаємин, знання й уміння, пов'язані з обміном інформацією, а вони керуються тими самими механізмами спілкування.

Іноді ділове спілкування називають професійним. Воно формується в умовах конкретної діяльності, а тому певною мірою вбирає в себе її особливості, є важливою її частиною, засобом цієї діяльності. І це не завжди буває зрозумілим для тих людей, з ким вони спілкуються. Так, наприклад, банківські працівники, розмовляючи з клієнтами, вкладають у свої слова певний професійний зміст, використовують у розмові терміни, незрозумілі для інших (наприклад, вкладник-пенсіонер ніяк не може зрозуміти, що таке "90 % від облікової ставки НБУ" і чому його процентна ставка залежить від неї). Авіатори розмовляють, використовуючи жести (показують штопор, піке та ін.). Шахтарі кажуть "добича", а моряки "судно йде". Тобто професійне спілкування, спираючись на загальні норми, зумовлені культурою суспільства загалом, часто має індивідуальний характер і виявляється у способах спілкування, що їх вибирає суб'єкт у певних ділових ситуаціях.

1.3. Функції, види та рівні спілкування

Як уже зазначалося раніше, спілкування та міжособистісні взаємини складаються із процесів, які часто переплітаються та взаємодоповнюються. Водночас кожний процес можна розглядати окремо, оскільки він має свої характерні особливості. Ці процеси — обмін інформацією між людьми (комунікативна сторона спілкування); організація взаємодії, впливу на інших людей (інтерактивна сторона спілкування); сприймання і взаєморозуміння одне одного або пізнання себе та іншого (перцептивна сторона спілкування). Розглянемо їх окремо.

• Спілкування як обмін інформацією. Основна мета будь-якого комунікативного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну. Важливу роль при цьому відіграє значущість інформації, завдяки чому партнери намагаються виробити загальний зміст, однакове розуміння ситуації [178]. Слід зазначити, що інформація у спілкуванні не просто передається від однієї людини (яку називають комунікатором або відправником) до іншої (яку називають реципієнтом або адресантом), а саме обмінюється. Основна мета такого комунікативного процесу — забезпечити адекватне розуміння тієї інформації, що передається.

Способом спілкування, призначеним для передавання інформації, можна вважати повідомлення [252, с. 141]. З його допомогою передаються певні відомості від однієї людини до іншої як під час безпосереднього спілкування (завдяки мові, жестам, міміці), так і за допомогою різних засобів масової комунікації. При цьому корисно пам'ятати заповідь: "Не починайте говорити, поки не почнете думати". До того ж доцільно осмислити не лише саму ідею, а й те, як її сприймуть люди, які з нею ознайомляться.

Менеджеру слід пам'ятати, що при обміні інформацією відбуваються її втрати: задумано — 100 % інформації, передано у словесній формі — 80 %, почуто і зрозуміло — 60 %, залишилося у пам'яті — 24 % інформації [215]. Тобто при обговоренні відбувається втрата інформації (причому нерідко втрачається основна інформація, а сприймається другорядна), мають місце викривлення інформації (зміст почутого передається у власній інтерпретації) та доповнення інформації (додавання власної інформації до почутої). Згідно з дослідженнями в компаніях, що входять до списку Fortune-1000, 97 % менеджерів заявили, що деякі вирішальні процеси в їхніх організаціях могли б бути набагато досконалішими, якби про них адекватно знала більшість працівників. На думку 87 % менеджерів, помилки, які дорого коштували їхнім організаціям, виникали саме через те, що працівники своєчасно не отримали необхідну інформацію [295]. Неадекватно сприйнята інформація є однією з основних причин провалу змін в організаціях. У 1993 р. проводилось опитування менеджерів 531 компанії, які зробили у себе реорганізацію. їх попросили відповісти на запитання, чим вони найбільше незадоволені і що хотіли б змінити, якби довелося проводити такі зміни вдруге. Більшість менеджерів відповіли: спосіб передачі персоналу інформації про реорганізацію [25], Можна, звичайно, при втраті інформації шукати винних, але навряд чи це допоможе. Треба просто розібратися зі схемою передачі інформації і зробити все для того, щоб вона була простою і відкритою. Ще Геродот зазначав, що "вуха у людини менш надійні, ніж очі".

Спеціалісти пропонують такі підходи до передачі інформації [25]:

— повідомлення повинно бути простим і сконцентрованим на головній ідеї;

— слід використовувати різні форми і можливості для передачі цієї ідеї — збори, газети, плакати, неформальні бесіди та ін.;

— повторювати ту саму ідею постійно (наприклад, двохвилинний виступ, нагадування в бесіді тощо);

— керівництво має показувати власний приклад ставлення до інформації, що передається;

— відкрито говорити про недоліки та невирішені проблеми;

— важливо вміти слухати інших і добиватися, щоб слухали вас.

Менеджеру при передачі інформації, постановці завдання важливо обов'язково з'ясувати, чи правильно його зрозуміли інші. Непогано використовувати запитання типу: "Якщо я Вас правильно зрозумів, Ви хотіли сказати, що...?" Той, хто передає інформацію, повинен вживати загальновідомі терміни, користуватися зрозумілою для співрозмовника мовою, враховувати його інтелектуальний рівень.

• Спілкування як взаємодія. При будь-якому акті спілкування відбувається обмін не тільки знаннями, думками, ідеями, тобто інформацією, а й діями, зокрема при вибудові спільної стратегії взаємодії. Взаємодія — це процес безпосереднього або опосередкованого впливу суб'єктів одне на одного, який породжує причинну обумовленість їх дій і взаємозв'язок [156]. Цей процес потребує активності і взаємної спрямованості дій тих людей, які беруть у ньому участь.

Існує багато видів взаємодії, а тому й кілька їх класифікацій. Одна з найвідоміших — поділ на кооперацію (співробітництво) та конкуренцію (суперництво) [284]. Відомою є класифікація, де за основу взаємодії береться кількість суб'єктів, що спілкуються. Якщо суб'єктів двоє, то це взаємодія парна (у діаді). Якщо суб'єктів багато, то вони можуть взаємодіяти у групі (групова взаємодія), між групами (міжгрупова взаємодія) або суб'єкт може діяти з групою (суб'єктно-групова взаємодія). Цим суб'єктом може бути лідер або будь-який член групи.

• Спілкування як сприймання та розуміння один одного.

Сприймання — це психічний стан відображення людиною предметів та явищ у цілому в сукупності всіх їхніх якостей і властивостей при безпосередньому впливі їх на органи чуттів [104, с. 193]. Це процес взаємного сприймання й розуміння співрозмовників, пізнання ними один одного [23, с. 5]. У загальному плані можна сказати, що сприймання іншої людини означає відображення її зовнішніх ознак, співвіднесення їх з особистісними характеристиками індивіда та інтерпретацію на цій основі її вчинків. Розглядаючи процес пізнання однієї людини іншою під час спілкування, відомий психолог С.Л. Рубінштейн писав: "У повсякденному житті, спілкуючись з людьми, ми орієнтуємося в їхній поведінці, оскільки ми ніби "читаємо" людину, тобто розшифровуємо значення її зовнішніх даних і розкриваємо смисл отриманого таким чином тексту у контексті, що має свій внутрішній психологічний план. Це "читання" відбувається швидко, оскільки у процесі спілкування з людьми, що нас оточують, ми виробляємо певний, більш-менш автоматично функціонуючий підтекст до їхньої поведінки" [294, с. 180]. Образ іншої людини найчастіше формується за першим враженням, а це може призвести до помилок у її сприйнятті. Недарма кажуть, не суди по одежі — суди по розуму. Важливо усвідомлювати, що помилкою буде не стільки побудоване неадекватно враження про людину, скільки використання цього неадекватного враження у подальших міжособистісних взаєминах з нею.